Перехід з «1С: Підприємство 7.7» на «1С: Підприємство 8.2»

  1. 1. Загальний алгоритм
  2. 2. Міняємо «1С: Бухгалтерію 7.7» на «1С: Бухгалтерію 8.2»
  3. 3. Можливі труднощі, про які Вам варто знати
  4. Висновок

Чи потрібно переходити на «1С: Підприємство 8.2» ? Якщо ви читаєте цю статтю, значить, собі ви вже напевно відповіли на це питання ствердно. Тому зараз ми не будемо ще раз розповідати про переваги переходу на нову платформу, а зосередимося безпосередньо на деталях і особливостях даного процесу.

1. Загальний алгоритм

Отже, ви вирішили переходити на «вісімку» і хочете дізнатися, як це робиться, і чим це вам «загрожує». У найзагальнішому вигляді схема переходу виглядає так (рис. 1).

Мал. 1. Алгоритм переходу з платформи «1С: Підприємство 7.7» на платформу «1С: Підприємство 8.2»

1. Апгрейд. Перше, що вам потрібно зробити - написати заяву від вашої організації, здати реєстраційну анкету на платформу 7.7 і придбати платформу 8.2. При цьому Вам буде надана знижка в розмірі вартості старої платформи, але не більше 50%. Стара платформа за Вами зберігається, і ви можете користуватися нею і далі, однак вона буде знята з технічної підтримки в фірмі 1С.

2. Оновлення поточної конфігурації до останнього актуального релізу.

3. Підготовка бази даних до перенесення. Має на увазі резервне копіювання бази даних, закриття поточного розрахункового періоду, очищення бази від елементів, позначених на видалення, і виправлення помилок в обліку (якщо такі є).

4. Перенесення даних. Це основний етап. Алгоритми і трудомісткість в кожному конкретному випадку різні.

5. Навчання персоналу роботі з новою конфігурацією. Оскільки конфігурації на платформах 7.7 і 8.2 відрізняються як по інтерфейсу, так і по закладеному в них функціоналу, для роботи в новій конфігурації вам може знадобитися навчання. Ви можете вивчити її самостійно, використовуючи відповідну методичну літературу, але краще все ж пройти спеціалізований курс.

6. Експлуатація. На цьому етапі, коли користувачі починають працювати в новій програмі, проводиться її налагодження і виправлення можливих помилок автоматизованого перенесення даних.

Розглянемо процес переходу на нову платформу в контексті конфігурації «1С: Бухгалтерія».

2. Міняємо «1С: Бухгалтерію 7.7» на «1С: Бухгалтерію 8.2»

Стратегія і механізми перенесення даних з «1С: Бухгалтерія 7.7» в «1С: Бухгалтерію 8.2» визначаються наступними факторами:

  • час початку ведення обліку в новій програмі;
  • наявність і складність доробок в поточній версії вашої конфігурації;
  • необхідність зберігати історію господарських операцій за минулі періоди.

Своїм клієнтам ми радимо починати працювати в новій програмі обліку з 1-ого січня нового року. Це пов'язано з тим, що більшість податків розраховується наростаючим підсумком. Отже, щоб не розробляти засоби коректного перенесення накопичених підсумків, необхідно прив'язати початок роботи в програмі до початку звітного періоду по податках. Зрозуміло, можна починати роботу і з початку кварталу, і навіть з початку наступного місяця, але такий перехід спричинить за собою більш значні витрати (зважаючи на істотні відмінності в структурі документів в 7.7 і 8.2).

Залежно від поєднання вищевказаних чинників ситуації можуть бути наступними.

Ситуація 1:

Перехід з нового року, ТИПОВАЯ конфігурація, в старій програмі сформовані правильні залишки на рахунках

Цей варіант простий і зрозумілий, однак на практиці зустрічається вкрай рідко. Сформувати правильні залишки в старій програмі безпосередньо до початку роботи в новій програмі можливо лише в ряді невеликих компаній, і то за умови, що всі первинні документи за минулий період надані і внесені в програму.

Якщо це ваш випадок - вам пощастило. Вам буде потрібно лише оновити конфігурацію «1С: Підприємство 7.7» до останньої версії і скористатися вбудованою в «1С: Підприємство 8.2» обробкою «Перенесення даних з інформаційних баз 1С: Підприємства 7.7». Зробити це ви зможете самостійно, без допомоги фахівця. Потрібно лише чітко слідувати інструкціям, зазначеним в обробці.

Ситуація 2:

Перехід з нового року, ТИПОВАЯ конфігурація, в старій програмі ВІДСУТНІ ПРАВИЛЬНІ ЗАЛИШКИ НА РАХУНКАХ

Стандартною практикою в такому випадку є робота в старій і новій програмі одночасно. Під час «перехідного періоду» (рис. 2) співробітникам закривають колишні угоди в старій програмі і починають вносити документи за новими угодами в нову систему.

Мал. 2. Перехідний період при зміні платформи

Щоб подолати цей період з найменшими втратами можна користуватися наступними стратегіями:

  • перенести залишки «як є» на початок року і вести облік на основі цих даних. Як тільки вірні залишки в «сімці» будуть отримані, необхідно негайно скоректувати їх заднім числом в «вісімці».
  • відмовитися від перенесення некоректних залишків і вносити первинні документи за новими угодами в «вісімку» без подальшого їх проведення. В такому випадку не важливо, є в програмі залишки чи ні, непроведені документи ніяких рухів по рахунках не зроблять. Так потрібно діяти аж до моменту отримання коректних залишків в «1С: Підприємство 7.7». Далі отримані залишки переносяться в нову програму на початок року. Завершальним кроком стає послідовне проведення внесеної в нову програму за перехідний період «первинки» за допомогою вбудованої обробки «Групова обробка довідників і документів».
Ситуація 3:Перехід з середини року, ТИПОВАЯ конфігурація

«1С: Бухгалтерія 8.2» підтримує ряд важливих для ведення обліку механізмів, працездатність яких залежить від даних, що вносяться до документів протягом року. Серед таких механізмів уже згаданий розрахунок податків наростаючим підсумком, алгоритм розподілу непрямих витрат та інші процедури, які стосуються закриття місяця. Саме через цих особливостей в даній ситуації неможливо перейти на нову програму також легко, як в перших двох випадках. Для мінімізації кількості помилок, які можуть виникнути при перенесенні, ми рекомендуємо:

  • почати роботу якщо не з початку року, то хоча б з початку кварталу;
  • перенести залишки на початок року;
  • перенести всі первинні документи за поточний звітний період (рік) в нову систему і відновити дані бухгалтерського і податкового обліку за допомогою групової обробки довідників і документів.

Для перенесення також радимо вам скористатися автоматизованими засобами перенесення даних. Такими засобами можуть бути:

  • Типове рішення «1С: Конвертація даних 2.1». Даний програмний продукт може використовуватися для перенесення інформації між конфігураціями на платформі 1С будь-якої структури і складності.
  • Розробки фірм-франчайзі 1С. У багатьох компаній, в тому числі і у компанії «RG-Soft», існують відпрацьовані методики для вирішення даного завдання, що дозволяє істотно скоротити час і бюджет робіт з перенесення даних.
Ситуація 4:Перехід з ТИПОВОЙ конфігурації з перенесенням ДОКУМЕНТІВ МИНУЛОГО ПЕРІОДУ

Окремо відзначимо, що існують компанії, які ведуть тривалі (більше року) відносини за договорами з контрагентами. Керівництво таких компаній зацікавлене в наявності історії господарських операцій в програмі. Наявність в новій програмі документів, введених в старій програмі, дозволяє користувачам легко і швидко відслідковувати взаємини по конкретних договорах / угодах.

Реалізувати такий перенос можливо з використанням тих же механізмів, що і в попередній ситуації. Відмінністю даного процесу є відсутність необхідності переносити всі документи, можна обмежитися перенесенням тільки декількох видів документів, а залишки за іншими рахунками вводяться через стандартні обробки. При цьому додаткові перенесені документи зазвичай залишають непроведеними.

Хоча документи за минулий період перенести зі старої програми в нову можливо, таке перенесення призводить до помітного збільшення розмірів бази, а, отже, і розмірів оброблюваних таблиць. Це може спровокувати уповільнення роботи системи. Тому використовувати цей варіант переходу без крайньої необхідності не слід. Перенесені з минулих періодів документи рекомендується залишати непроведеними, щоб міститься в них інформація не впливала на поточну бухгалтерську і податкову звітність. Використовуйте документи минулого періоду тільки в якості довідкової інформації.

Ситуація 5: Перехід з нетиповими конфігураціями на платформі «1С: Підприємство 7.7»

Описані вище варіанти застосовуються при переході до типової конфігурації «1С: Підприємство 7.7», але на практиці нерідко доводиться стикатися з доробленими конфігураціями. Організація переходу в цій ситуації - особливий варіант, що заслуговує розгляду.

Залежно від характеру внесених в програму змін існують такі технології перенесення даних:

  • якщо конфігурація змінена незначно і в основних механізмах схожа на типове рішення 1С, можна, як і в попередніх варіантах, скористатися типовими засобами переходу. Буде потрібно лише налаштувати або незначно доопрацювати їх під Вашу програму. Мабуть, самим випробуваним і надійним засобом є вже згадана нами «1С: Конвертація даних 2.1». Даний інструмент зажадає від користувача певних навичок роботи, проте з його допомогою можливо організувати автоматизований перенесення об'єктів між конфігураціями.
  • якщо за роки використання конфігурація перероблена докорінно, то настроювання типових інструментів перенесення може виявитися більш трудомісткою, ніж написання власних обробок для цих цілей. Аналогічна ситуація виникає і в разі організації переходу з програми обліку, не пов'язаної з платформами 1С. Здійснити такий перехід теж можливо, але заздалегідь придумати універсальний обмін не вийде. У кожному конкретному випадку потрібен індивідуальний підхід до проблеми. Наша компанія може запропонувати свої розробки по перенесенню даних через файли різних форматів, таких як dbf, xls, xml.

Ще один момент, про який варто згадати в зв'язку переходом з платформи 7.7 на 8.2, стосується об'єднання баз даних.

Через відсутність механізму ведення обліку декількох фірм в одній базі багатьом підприємствам доводилося вести одночасно кілька баз в «1С: Підприємство 7.7». Так як у восьмій версії ця проблема вирішена, виникає завдання об'єднання декількох баз в одну в рамках проекту перенесення даних. При цьому кожна з баз сімки може володіти своїми особливостями.

Використовуючи методики, наведені вище, Ви зможете налагодити взаємодію з кожної з баз в окремо. Однак виникає ряд підзадач, характерних саме для цього випадку.

  • Уніфікація документів, що відносяться до тієї чи іншої організації. Дана проблема легко вирішується з використанням механізму префіксів. Кожній організації, зареєстрованої в програмі, присвоюється свій буквений префікс. Даний префікс додається до номера документа, тим самим забезпечуючи унікальність номерів.
  • Контроль задвоєння елементів довідників. Для передачі даних з декількох інформаційних джерел в єдину інформаційну систему може виникнути ситуація, коли однакові елементи довідників, наприклад, один і той же контрагент в новому довіднику буде повторюватися кілька разів. Тому після перенесення даних необхідно виконати процедуру порівняння і об'єднання дубльованих елементів довідників.

3. Можливі труднощі, про які Вам варто знати

При грамотному плануванні процесу переходу на нову платформу багатьох проблем вдається уникнути. Однак є ряд специфічних особливостей, які виявляються вже на етапі реалізації проекту. Йдеться про різні помилки, які виникають як через некоректних дій користувачів, так і внаслідок технічних особливостей платформи «1С: Підприємство». Розглянемо ці моменти докладніше.

3.1. Помилки у вихідних даних

У загальному випадку, однозначна ідентифікація об'єкта в базі можлива за реквізитами ІПН і КПП. У сімці обидва цих значення зберігалися в одному реквізиті ІПН / КПП, і ніяких перевірок правильності введених в цей реквізит даних не було. Можливим було ввести і менше цифр, і роздільник поставити не в тому місці, і ввести зовсім абстрактний ІПН.

Типовий перенесення, при формуванні довідника контрагенти розділяє ІПН і КПП простим відсікання потрібної кількості символів. Тому в реквізити нової бази можуть бути записані абсолютно некоректні дані. Таким чином, правильна ідентифікація об'єктів при перенесенні за такими даними буде дуже складною.

Інша проблема - відсутність єдиного формату занесення даних. Кожен користувач може ввести найменування так, як йому самому більше подобається. Уявімо, що в одній «семерочной» базі користувач, заповнюючи реквізит «Найменування» контрагента, написав «УК вимпел», а в інший «семерочной» базі цей же контрагент вказаний як «Керуюча компанія« Вимпел ». У такій ситуації автоматична обробка ніяк не зможе визначити, що це один і той же контрагент, і перенесе його в вісімку двічі. Працювати далі в такій базі буде складно, так як частина сальдо буде на одному елементі, а друга частина на іншому.

3.2. відмінності конфігурацій

Ще одна група помилок перенесення обумовлюється технологічними відмінностями конфігурацій. Деякі господарські операції відображаються в «1С: Підприємство 7.7» декількома видами документів, а в «1С: Підприємство 8» одним. Наприклад, надходження і матеріалів і товарів відображається в новій програмі одним документом, а в старій - двома. Таким чином, при спробі перенесення документів «Надходження матеріалів №22» і «Надходження товарів №22» виникає помилка контролю унікальності. Оскільки запис двох документів з одним номером в заданому періоді неможлива, необхідно штучно вносити в них відмінності і система внесення цих відмінностей обмовляється заздалегідь.

Наприклад, дана проблема вирішується додатком додаткового префікса до номера завантажується документа. Для кожної особливості документа цей префікс виділяється окремо. Це може бути характеристика бази, з якої завантажуються документи або вид документа, з якого зроблена завантаження. Ось приклад формування такого префікса. База філії в Красноярську дає префікс «КР». Вид документа «Надходження матеріалів», з якого відбувається завантаження, дає префікс «М». Так, якщо номер документа в сімці був 00000031, то восьмерочний номер буде наступним:

«КР» + «М» + «00000031» = «КРМ00000031»

В результаті в базу запишеться номер, який буде унікальним.

3.3. Технічні проблеми

Помилки перенесення даних можуть виникати і через технічні особливостей платформи «1С: Підприємство». Скажімо, стандартний механізм пошуку по найменуванню не відрізняється великою букви в назві елемента довідника від маленьких. При використанні цього механізму виникає плутанина. Наприклад, в базі є два контрагента «л-аудіо» і «Л-Аудіо». При пошуку контрагента «л-аудіо» система знайде «Л-Аудіо». В результаті вийде неправильно заповнений документ.

Необхідно також звернути увагу і на саму обирається методику перенесення даних. Описаний вище приклад з задвоєння контрагентів, при перенесенні з баз філій компанії може і не виявитися задвоєння насправді. У компаній, що працюють в різних містах, цілком можуть бути і контрагенти, також працюють в різних містах. Філія компанії «Л-Аудіо» в Нижньому Новгороді і сама компанія «Л-Аудіо» в Москві в базах абсолютно правомірно можуть називатися абсолютно однаково. Щоб уникнути подібної плутанини, потрібно вибирати методику перенесення заздалегідь. У нашому прикладі можна розділяти контрагентів по різним групам довідника в залежності від бази-джерела. Вибір такої методики вплине і на механізми завантаження даних.

Описані вище способи вирішення виникаючих проблем також можуть виявитися недостатньо універсальними. Під час передавання даних дуже важливо вміти комбінувати методи, використовувані в інструменті перенесення. Наприклад, більшість елементів довідників ми ідентифікуємо по найменуванню. Разом з тим, при перенесенні документа «Прийняття ОС до обліку» такий спосіб дасть небажані результати в разі, коли виробляється введення ряду дрібних однотипних основних засобів (канцелярське приладдя, меблі і ін.), Що відрізняються лише інвентарним номером. У кожному документі прийняття до обліку буде вказано один і той же об'єкт. А прийняття одного об'єкта до обліку кілька разів неможливо. Тому дуже важливо передбачити можливість налаштовувати використовуваний засіб перенесення даних. В такому випадку ми просто вкажемо, що пошук ОС потрібно вести по інвентарному номеру (коду).

Висновок

У Сейчас годину компаний, что Працюють з Використання «1С: Підприємство 7.7» як и Ранее залішається Досить много. Це пов'язано з такими факторами як нерозуміння переваг нової платформи, небажання вчитися новим технологіям, побоювання зустріти велику кількість труднощів при переході. На прикладі «1С: Бухгалтерія» ми постаралися показати, що більшість цих причин не такі вже істотні.