1. Що потрібно знати до початку роботи
2. Додавання завдань в Wrike
3. Доопрацювання календарного плану
4. Контроль виконання проекту
5. Що ще вас цікавить?

Діаграма Ганта в Wrike дуже функціональна. Наприклад, вона дозволяють вам створювати нові завдання безпосередньо на таймлайн і встановлювати зв'язки між залежними завданнями. Ми хотіли б дати вам кілька практичних рекомендацій щодо оптимальних методів управління проектами онлайн на тимчасової шкалою Wrike.

Що потрібно знати до початку роботи

діаграма Ганта - це зручний спосіб відстежувати графік виконання проекту. З її допомогою можна переглядати проекти, що знаходяться в роботі, а також оцінювати вплив на них плануються або виконуваних одночасно проектів. Найважливіша перевага полягає в тому, що вона допомагає планувати основні віхи і візуально відображати обсяги проектів.

Два коротких ради перед початком роботи:

1. Завдання відображаються на часовій шкалі лише в тому випадку, якщо для них задані дати початку і завершення (��накше куди їх помістити?). Завдання, які стоять в черзі, не з'являться на діаграмі Ганта, поки ви не призначите їм терміни виконання.

2. Намагайтеся завжди давати зрозумілі імена своїм завданням (і папок). Ім'я завдання має досить чітко описувати її зміст. «Надіслати клієнту» - незрозуміле ім'я. Що саме потрібно відправити? Ім'я завдання «Надіслати клієнту стандартний договір» скаже вам набагато більше, коли ви побачите його на діаграмі.

Додавання завдань в Wrike

Коли ви будете готові відбити свої плани на діаграмі Ганта, ви можете перебувати в одній з двох ситуацій:

1. Графік роботи вже спланований.
2. Календарний план виконання завдань ще не створений.

В обох випадках перш за все слід занести всі завдання в Wrike.

Найкраще це зробити, відкривши список завдань. У ньому можна використовувати функцію швидкого додавання, щоб перенести всі ваші завдання в робочий простір з мінімальними зусиллями.

1. Виберіть потрібний проект або папку, куди ви хочете додати завдання.
2. Натисніть «+ Нова задача» (+ New Task) у верхній частині списку завдань.
3. Введіть ім'я завдання та натисніть клавішу Enter.
4. Повторюйте ці кроки, поки всі ваші завдання не будуть занесені в робочий простір.

Щоб всі завдання відображалися на діаграмі, їм потрібно призначити терміни виконання. Швидко вказати дати можна за допомогою спеціальних кнопок в списку завдань:

1. Наведіть курсор на праву частину поля завдання в списку, і на екрані з'явиться значок календаря.
2. Натисніть на значок і виберіть терміни виконання кожного завдання.
3. Якщо вам відома тривалість завдання (скільки часу займе її виконання), то можете вказати і її.

Управління проектами онлайн на діаграмі Ганта

Не потрібно відзначати завдання як віхи, якщо тільки мова не йде про завершення проекту (наприклад, про плановане запуску, подію, до якого йде підготовка, або про остаточне терміні). У більшості проектів в якості віхи слід вибирати тільки одну задачу. Якщо у вас є сумніви, можете вказати віхи пізніше.

Якщо ви перебуваєте в другій ситуації (графік ще не складено), встановіть для всіх ваших завдань одну і ту ж дату - близьку до орієнтовною датою початку проекту. Так ви зможете відобразити свої завдання на діаграмі Ганта, а потім легко змінити дати, перетягнувши їх.

Доопрацювання календарного плану

Після занесення в Wrike всіх ваших завдань і термінів їх виконання можна приступити до роботи з Діаграмою Ганта.

Налаштування дат початку і завершення задач

Тепер, коли ви бачите візуальне відображення календарного плану, ретельно його перевірте і при необхідності виправте.

Якщо календарний план ще не складено, то зараз саме час розставити завдання на часовій шкалі, присвоївши їм дати початку і закінчення. Це можна зробити простим перетягуванням. При складанні плану враховуйте, в якому порядку повинні виконуватися завдання.

Закінчивши складання календарного плану, виберіть дату завершення проекту в якості віхи, якщо не зробили цього раніше. На часовій шкалі вона буде позначена прапорцем. Вибір віхи корисний тим, що якщо ви станете зрушувати завдання вперед або назад по часовій шкалі, віха залишиться на місці. Віхи необхідні в проектах з фіксованою датою виконання, яку не можна змінити (наприклад, якщо ви заздалегідь оголосили про дату запуску, або клієнт встановив для вас жорсткі терміни). Виберіть завдання, яке хочете вказати в якості віхи, натисніть «Перетворити в віху» (Convert to milestone) і ретельно перевірте точність вказаної дати.

Налаштування залежностей

Одна з основних цілей використання Діаграми Ганта - це настройка залежностей між завданнями. Завдання можуть залежати від початку або закінчення інших завдань. Зв'язати їх можна одним з чотирьох способів:

1. Задача A не може початися, поки не буде завершена завдання Б.
2. Задача A не може початися, поки не буде розпочато завдання Б.
3. Задача A не може бути завершена, поки не буде завершена завдання Б.
4. Задача A не може бути завершена, поки не буде розпочато завдання Б.

Якщо єдина залежність у вашому календарному плані відноситься до вісі (наприклад, подія-віха не може завершитися, поки не будуть виконані всі завдання), зв'яжіть всі завдання з віхою. Залежність завдань також встановлюється шляхом перетягування. Перетягніть лінію від початку або закінчення завдання А до початку або закінчення завдання Б, щоб налаштувати зв'язок.

Якщо залежно встановлені правильно, після зміни терміну початку або закінчення однієї із завдань терміни всіх пов'язаних з нею завдань будуть перенесені автоматично.

Контроль виконання проекту

Після того як Діаграма Ганта буде повністю налаштована, а виконавці отримають свої завдання і приступлять до роботи, ви зможете відслідковувати хід виконання проекту на діаграмі.

Кольорове маркування

Коли ви відкриваєте діаграму, поточна дата відзначається на ній у вигляді червоної вертикальної лінії. В процесі виконання роботи завдання будуть відзначатися трьома різними кольорами:

• Зелений. Ці завдання вже виконані. Зверніть увагу: це не означає, що завдання були виконані вчасно - зелений колір показує, що вони завершені на даний момент.
• Червоний. Ці завдання все ще в роботі і прострочені. Ви, як менеджер або колега, можете натиснути на завдання і запитати у її власників, у чому причина затримки.
• Блакитний. Ці завдання все ще в роботі і не прострочені. Якщо вас турбує хід виконання, натисніть на завдання, щоб подивитися, як вона просувається.

Якщо ви використовуєте план підписки Wrike Enterprise і створили настроюються статуси, то кольорове маркування може бути іншою. У цьому випадку колір кожного завдання буде відповідати НЕ вищеописаної зелено-червоно-блакитний схемою, а вашим налаштувань.

Управління проектами онлайн на діаграмі Ганта

При перевірці ходу виконання не забувайте поглянути і на лінії залежностей. Якщо завдання В залежить від виконання завдання Б, а завдання Б залежить від виконання завдання А, будь-яка затримка може застопорити весь хід проекту. Якщо ви бачите, що наближається остаточний термін виконання завдання, від якої залежать інші, постарайтеся забезпечити її своєчасне завершення, щоб не порушити робочий процес та не поставити під загрозу пов'язані з нею завдання або, того гірше, віху.

Використання фільтрів для відображення тільки необхідної інформації

Якщо ви хочете бачити тільки статуси певних завдань, дані про конкретні власників завдань, стан на певні дати, або виділити інформацію за іншими критеріями, ви можете встановити фільтр перегляду.

Управління проектами онлайн на діаграмі Ганта

Що ще вас цікавить?

Залишилися питання з управління проектами онлайн Напишіть своє питання в коментарях!

Якщо ви ще не користуєтеся Діаграмою Ганта для планування - саме час почати. Спробуйте систему управління проектами онлайн Wrike і здавайте всі проекти в термін!