1. Підвищення ефективності роботи з повідомленнями
2. Друк повідомлень
3. Автоматичний аналіз повідомлень
4. Управління вкладеними файлами
5. Архівування / розархівування
6. Розблокування небезпечних вкладень
7. управління контактами
8. Автоматичне додавання адрес
9. Перевірка існуючих контактів на актуальність
10. Пошук дублікатів
11. Резервування і архівація даних
12. архівація

Підвищення ефективності роботи з повідомленнями

застосування шаблонів

Друк повідомлень

Автоматичний аналіз повідомлень

Управління вкладеними файлами

витяг вкладень

Архівування / розархівування

Розблокування небезпечних вкладень

управління контактами

Автоматичне додавання адрес

Перевірка існуючих контактів на актуальність

Пошук дублікатів

Резервування і архівація даних

резервування

архівація

Фактично Microsoft Outlook став сьогодні стандартом для організації корпоративної пошти, при цьому він досить широко використовується і домашніми користувачами. Настільки висока його популярність не випадкова - це рішення дійсно дуже зручно. Але як би не був хороший той чи інший програмний продукт, завжди можна знайти функції, які непогано було б удосконалити. Так само і з програмою Outlook, для розширення функціональності якої сьогодні розроблено безліч програм-надбудов. Основне їх призначення - додавання нових можливостей і автоматизація рутинних операцій.

Список плагінів до Outlook вражає - навіть перерахувати всі їх в одній статті неможливо. У даній публікації ми розглянемо лише ті рішення, які цікаві для широкого кола користувачів і прийнятні за ціною.

Підвищення ефективності роботи з повідомленнями

застосування шаблонів

При веденні активного листування користувач часто неодноразово вводить один і той же текст, що забирає чимало часу і сил. Стандартні заключні фрази листи можна оформити в якості власного підпису, що передбачено в Outlook. Але якщо крім підпису доводиться застосовувати чимало інших стандартних фраз, то краще попередньо підготувати потрібні шаблони. В Outlook як шаблон можна використовувати тільки раніше збережені в формах письма, що не дуже зручно. Більш ефективно формувати шаблони за допомогою додаткових модулів, таких як Potolook ( http://www.potolook.ru/files/potolook.exe ; 2,13 Мбайт; персональна ліцензія - 395 руб., бізнес-ліцензія - 850 руб.) і Quick Templates ( http://www.mapilab.com/files/quick_templates.zip ; 1,7 Мбайт; 700 руб.).

Програма Potolook (рис. 1) дозволяє генерувати листи по вбудованим шаблонами - різним для листів в форматах text / plain і HTML. І ті й інші користувач легко налаштує в відповідно до своїх потреб шляхом редагування, додавання вбудованих макросів і вставки JScript-скриптів, за допомогою яких нескладно вводити в листи динамічну інформацію (дату, прізвище та ініціали і ін.). При бажанні можна пов'язати шаблони з конкретними папками - це зручно, якщо кореспонденція класифікується за будь-якою принципом: наприклад, при натисканні на кнопку «Створити» програма буде автоматично генерувати повідомлення в потрібному форматі. Для всіх інших папок розумно налаштувати плагін на використання встановленого за замовчуванням шаблона або шаблону вищестоящої папки.

Рис. 1. Робота з шаблонами в програмі Potolook

Надбудова Quick Templates (рис. 2) призначена для швидкої вставки в повідомлення статичних фрагментів тексту, попередньо запам'ятали як шаблони. У шаблонах можна зберегти будь-який текст разом з форматуванням, що можливо навіть при підготовці повідомлення - досить виділити текст і клацнути на кнопці Add, що з'являється в меню Outlook або на персональній панелі плагіна (це стосується тільки Outlook XP / 2003 і тільки в разі застосування в якості редактора повідомлень Microsoft Word). Редагувати шаблони настільки ж просто - потрібно викликати редактор, натиснувши кнопку Edit, і виправити текст. Вставка шаблонів здійснюється шляхом вибору потрібного шаблону з меню або натискання клавіатурній комбінації, якщо така була призначена шаблоном.

Рис. 2. Додавання шаблону і його
редагування в середовищі Quick Templates

Друк повідомлень

Якщо вам доводиться часто роздруковувати повідомлення, причому разом з вкладеннями, то варто звернути увагу на плагін Print Tools ( http://www.mapilab.com/files/print_tools.zip ; 2,9 Мбайт; 700 руб.), За допомогою якого процес друку може бути автоматизований.

Даний плагін (рис. 3) забезпечує друк вхідної та вихідної кореспонденції з вкладеннями навіть без їх відкриття, в автоматичному або ручному режимі, причому налаштування дозволяють друкувати як повідомлення разом з вкладенням, так і те й інше окремо. Чи не буде проблем навіть з печаткою ZIP- і RAR-архівів - програма самостійно розпакує вкладені файли перед друком. В Outlook теж передбачена можливість автоматичного друку повідомлень через правила, та й роздруковані за допомогою Print Tools повідомлення виглядають точно так само, як і при друку стандартними засобами Outlook. Однак в поштовому клієнті Microsoft для друку листи зі списком вкладень потрібно змінити формат листа з HTML на RTF або TXT, інакше список вкладень не буде відображений в заголовку листа. До того ж можливості автоматичного друку кореспонденції обмежені - наприклад можна задати або заборонити друк конкретних типів файлів, друкувати вкладення окремо від листи і т.п.

Рис. 3. Налаштування автоматичного друку повідомлень засобами Print Tools

Автоматичний аналіз повідомлень

Якщо вам доводиться регулярно переглядати та аналізувати великі обсяги інформації, наприклад у вигляді повідомлень з новинних або тематичних розсилок, на предмет відбору лише тих листів, які можуть представляти для вас інтерес, то розумніше не переглядати підсумки повідомлення вручну, а скористатися спеціалізованим безкоштовним плагіном Advanced Folders Watch ( http://www.mapilab.com/files/folders_watch.zip ; 1,6 Мбайт). Він призначений для моніторингу особистої електронної кореспонденції і загальних папок на сервері Microsoft Exchange і допоможе заощадити чимало часу (рис. 4). Йому можна доручити спостереження за заданими групами папок з повідомленням користувача про надходження нових повідомлень, які відповідають заданим критеріям відбору. Оповіщення може бути двох видів: повідомлення в конкретній папці з посиланнями на знайдені повідомлення та їх текст або повідомлення у спливаючому вікні; дані методи оповіщення можна поєднувати. Правда, потрібно попередньо налаштувати плагін, вибравши папки з кореспонденцією, визначивши ключові слова, за якими буде здійснюватися пошук (а при бажанні і слова, які повинні бути виключені з пошуку), і вказавши варіант оповіщення. В цілому це неважко, так як процес налаштування управляється майстром, але вкрай важливо вдало підібрати і обов'язково протестувати настройки, оскільки від цього залежатимуть результати роботи фільтра.

Рис. 4. Автоматичний аналіз повідомлень
за допомогою Advanced Folders Watch

Управління вкладеними файлами

витяг вкладень

Якщо ви регулярно отримуєте безліч листів з вкладеннями, то можете заощадити чимало часу, автоматизувавши процес вилучення вкладень з повідомлень з наступним автоматичним збереженням їх на диску. Для вирішення цього завдання підійде плагін Attachments Processor ( http://www.mapilab.com/files/attachments_processor.zip ; 2,5 Мбайт; 700 руб.) Або спеціальний вбудований модуль вже згадуваного плагіна Potolook. Їх застосування забезпечить зручний доступ до вкладень (не потрібно кожного разу відкривати повідомлення, можна здійснювати пошук потрібних вкладень на підставі їх змісту) і дозволить знизити ризик витоку або втрати важливої ​​інформації (оскільки файли на диску нескладно захистити паролями, розмістити в секретних папках і т. п.). А за допомогою Attachments Processor додатково вдасться ще й скоротити розмір поштової бази за рахунок стиснення папок після вилучення з них вкладених документів.

Програма Attachments Processor (рис. 5) витягує вкладення (все або тільки задовольняють певним умовам) з вхідних повідомлень, після чого, в залежності від налаштувань, вкладення видаляються з повідомлень, в повідомленнях створюються посилання на відповідні файли або до них додаються текстові файли з описом збережених вкладень. При цьому користувач завжди може повністю відновити повідомлення для пересилання його іншій особі. Витягнуті документи зберігаються на жорсткому диску, причому не в одній, а в різних папках. Вибір конкретної папки для збереження визначається заданими користувачем правилами і залежить від імені папки, в якій знаходиться лист, імені або адреси відправника листа, теми повідомлення і т.д. Процес вилучення вкладень виконується в ручному режимі або автоматично. Ручна обробка дозволяє витягувати вкладені файли з раніше отриманих електронних листів, а автоматична призначена для обробки знову надходить кореспонденції. Можливе проведення обробки за розкладом, що зручно, якщо електронні листи зберігаються в загальних папках Microsoft Exchange Server. Крім того, в програмі передбачена функція стиснення поштової бази для зменшення її розміру, так як при видаленні вкладень з листів розмір поштової бази не зменшується.

Рис. 5. Налаштування збереження витягнутих вкладень
в середовищі Attachments Processor

Potolook (рис. 6) також вміє автоматично отримувати вкладення з отриманих повідомлень і зберігає їх в різних (визначаються адресою відправника) папках, що реалізується через систему правил. При бажанні можлива і більш складна сортування вкладень, коли вкладені документи від одного і того ж адресата можуть потрапляти не в одну, а в різні папки в залежності, наприклад, від дати, зазначеної в темі листа, дати отримання листа і т.п. Однак це реалізується вже тільки за допомогою написання скрипта на мові JScript, який і буде обробляти вхідні повідомлення.

Рис. 6. Створення правила для автоматичного вилучення
вкладень плагіном Potolook

Архівування / розархівування

Вкладення можна не тільки отримувати від листів, але і архівувати, що вміють робити Attachments Zip Compressor (нині входить до складу комплексного рішення Attachments Processor) і один з вбудованих модулів Potolook, правда виконують цю операцію вони абсолютно по-різному. Перший з них повинен зацікавити користувачів, регулярно відправляють і отримують поштою великі файли, так як він позбавить їх від стомлюючої необхідності виконувати операції архівування / розархівування вручну. Другий допоможе автоматизувати процес архівування відправляються вкладень і буде корисний для глобального архівування вкладених файлів у всій поштової базі або в її частині з метою зменшення розміру бази. Варто мати на увазі, що для роботи обох рішень які вживали архіватори повинні бути введені.

Attachments Zip Compressor (рис. 7) призначений для автоматичної упаковки вкладених файлів в ZIP-архів в папці «Вихідні» та автоматичної розархівації вкладень в папці «Вхідні», причому програма може самостійно вирішувати (в залежності від налаштувань), які файли варто заархівувати, а які - ні. Наприклад, архівувати можуть всі вхідні вкладення, або тільки вкладення певних типів, або ті, що мають розмір, що перевищує деяку фіксовану величину, і т.п. Особливості архівування також можна регулювати, оскільки поряд зі звичайними архівами Attachments Zip Compressor уміє створювати архіви і, при необхідності, захищати архіви паролем.

Рис. 7. Налаштування параметрів архівації вкладень
за допомогою Attachments Zip Compressor

Модуль Potolook (рис. 8) теж забезпечує стиснення вкладень, але за іншим принципом. Плагін призначений для автоматичної упаковки усіх вкладень в вихідних і отриманих листах, а також вкладень листів в конкретній папці (з урахуванням вкладених папок) в ZIP- або RAR-архіви. При вирішенні питання про необхідність архівування Potolook може враховувати такі показники, як відсоток стиснення (якщо цей відсоток нижче зазначеного, то стиск не проводиться) і розмір вихідних вкладень (якщо сумарний розмір вкладень менше заданого, то стиснення не відбувається).

Рис. 8. Визначення параметрів вкладень
в Potolook

Розблокування небезпечних вкладень

За замовчуванням Outlook блокує доступ до небезпечних (з точки зору програми) вкладенням, щоб запобігти їх ненавмисний запуск користувачем - це робиться з метою безпеки, так як подібні файли теоретично можуть містити вірус. Однак іноді доступ до даних файлів може виявитися необхідним - наприклад якщо вам на роботі доводиться обмінюватися електронною поштою файлами з заблокованими розширеннями. Зняти блокування стандартними засобами Microsoft Outlook можна, але це можливо за допомогою деяких Outlook-розширень, таких як модуль Blocked Attachments Manager (нині входить до складу платного рішення Attachments Processor; рис. 9) або безкоштовний плагін Attachment Options ( http://www.slovaktech.com/Files/AOsetup.exe ; 1,44 Мбайт; Рис. 10).

Рис. 9. Робота з модулем Blocked Attachments Manager

Обидва названих модуля дозволяють повністю керувати списком розширень, вкладення з якими слід вважати небезпечними (і відповідно блокувати до них доступ), а які - безпечними, доступ до яких буде дозволений. Технологія роботи з ними дуже проста і, по суті, однакова: для відкриття доступу до цікавого файлу досить перемістити його розширення з небезпечного списку в безпечний і перезавантажити Outlook, щоб зміни вступили в силу.

Рис. 10. Налаштування списку небезпечних розширень в Attachment Options

управління контактами

Електронні адреси, а часто і інша контактна інформація мають тенденцію змінюватися, а отже, будь-якому користувачеві постійно доводиться займатися сортуванням контактів, видаляючи неіснуючі, додаючи нові та коригуючи наявні. Наведення порядку в контактах вручну - заняття довге, в той час як за допомогою спеціальних надбудов дана операція може бути виконана на порядок швидше.

Автоматичне додавання адрес

Можливість автоматичного додавання адрес (на які був посланий відповідь) в список контактів була передбачена в Microsoft Outlook 2000, але з наступних версій програми її виключили. Однак дана можливість досить зручна, оскільки дозволяє не тільки не втратити адреси людей, з якими ведеться листування, а й використовувати зібрані адреси для фільтрації кореспонденції по окремих папках. Тому користувачам, що працюють з іншими версіями Outlook, має сенс скористатися відповідними надбудовами, наприклад Add Contacts ( http://www.mapilab.com/files/add_contacts.zip ; 2 Мбайт; 420 руб .; Рис. 11), яка автоматично додає в папку контактів адреси електронної пошти при відповіді на лист і / або при відправці нового листа. При створенні контакту вона може автоматично визначити і привласнити відповідні адресою електронної пошти ім'я (за адресою або за інформацією в тілі листа) і категорію (по категорії, призначеної повідомленням), якщо дані опції не будуть відключені. Перед додаванням контакту Add Contacts перевіряє його на наявність дублікатів. Подібне поповнення списку контактів може проводитися не тільки в автоматичному режимі, але і вручну, що актуально для обробки раніше розісланих повідомлень.

Рис. 11. Налаштування параметрів автоматичного додавання контактів
за допомогою Add Contacts

Перевірка існуючих контактів на актуальність

Не менш важливим завданням є перевірка існуючих контактів на актуальність. Тут можна виділити навіть два завдання: перевірка існування електронних адрес і оновлення іншої контактної інформації. Допомогти в їх вирішенні можуть плагіни Outlook Email Verifier ( http://www.etopping.com/download/zip/emailverifier.zip ; 1,1 Мбайт; 99 руб.) І Actual Contacts ( http://www.mapilab.com/files/actual_contacts.zip ; 3,4 Мбайт; 700 руб.).

Рішення першої проблеми вручну виявиться довгим і проблематичним, так як подібна перевірка зажадає відправки листів по кожному з адрес, що в більшості випадків незручно. Модулі Outlook Email Verifier (рис. 12) і Actual Contacts самостійно зімітують відправку листів на перевіряються адреси, а отримавши від сервера, який обслуговує перевіряється адреса, відповідь, відмовляться від відправлення листа і коректно завершать сесію. Таким чином, перевірка адреси буде проведена технічно коректно і непомітно для власника перевіряється адреси.

Рис. 12. Проведення перевірки електронних адрес
на існування в Outlook Email Verifier

Що стосується поновлення контактної інформації, то на рішення даної задачі вручну у користувача піде чимало часу, адже за кожним з адрес необхідно відправити лист з проханням уточнити контактну інформацію, а потім, при отриманні відповіді, відкоригувати список контактів з урахуванням отриманих даних. При наявності ж в арсеналі плагіна Actual Contacts (рис. 13) буде досить вказати програмі список цікавлять контактів - все інше вона зробить сама: розішле за вказаними адресами листи з формою, дані в якій респонденти повинні будуть відкоригувати, і оновить інформацію в контактах при отриманні звітів.

Рис. 13. Оновлення контактної інформації за допомогою Actual Contacts

Пошук дублікатів

В Outlook передбача можлівість поиска потрібніх Повідомлень, контактів, заміток и Іншого, но ВІН ні в Якій мірі НЕ поможет, если нужно найти, например, дублі в пошті або повторювані контакти. Перші могут з'являтися при обріві зв'язку з поштовим сервером, в результате помилок сінхронізації або імпорту поштовий Повідомлень або через дублювання відправкі поруч кореспондентів, а другі - внаслідок непродуманості Дій користувача або як результат сінхронізації списку контактів з КПК або зі смартфоном. В результаті подібного дублювання інформації поштова база розростається до немислимих розмірів, а орієнтуватися в ній стає все складніше, тому від дублікатів краще позбавлятися.

При великих обсягах даних виконати вручну цю операцію досить проблематично (временн и е витрати виявляться занадто великі, до того ж не виключена ймовірність видалення потрібних даних) - краще скористатися відповідними плагінами, наприклад Duplicate Email Remover ( http://www.mapilab.com/files/duplicate_remover.zip ; 2,4 Мбайт; 420 руб.) І Duplicates Remover ( http://www.mapilab.com/files/remove_duplicates.zip ; 2,5 Мбайт; 700 руб.).

Перший (рис. 14) дозволить швидко і без проблем знайти дублюються поштові повідомлення в папках Microsoft Outlook і в загальних папках на сервері Microsoft Exchange. А другий допоможе знайти в папках Microsoft Outlook і в загальних папках Microsoft Exchange Server дублікати контактів, заміток, завдань, журнальних і календарних записів. Пошук може здійснюватися не тільки в одній, але і в різних папках, при цьому елементи будуть порівнюватися між собою відповідно до зазначених користувачем критеріями, наприклад дублюються повідомлення можна виявляти як за основними полями (текст, тема, відправник листа, ім'я відправника), так і, при необхідності, за додатковими полями, включаючи вкладення. Можливі й більш складні критерії пошуку - наприклад виявити дублікати, створені протягом того чи іншого періоду. Знайдені дублікати можуть бути помічені прапором, видалені, скопійовані або переміщені в іншу папку.

Рис. 14. Створення завдання на пошук дублікатів
засобами Duplicate Email Remover

Виявити дублюються повідомлення можна і за допомогою пакета Potolook (рис. 15), до складу якого входить спеціальний модуль для переміщення дублікатів листів в зазначену папку. Пошук може здійснюватися як в одній папці, так і в папці з підпапки, а порівняння можливо не тільки безпосередньо по конкретним полях, а й із застосуванням складних критеріїв на базі конструкцій мови JScript.

Рис. 15. Підготовка до пошуку дублікатів
за допомогою Potolook

Резервування і архівація даних

резервування

На жаль, ні надійне обладнання, ні ліцензійне програмне забезпечення не гарантують стовідсоткової схоронності даних - це стосується і поштової бази, втративши яку користувач позбудеться всієї контактної інформації та безлічі важливих повідомлень. Найбільш надійно проведення комплексного резервування всієї зберігається на жорсткому диску інформації (разом з особистими папками Outlook), але, якщо з якихось причин цей варіант для вас неприйнятний, варто періодично створювати резервні копії найбільш важливих даних, в тому числі і поштової бази. Резервні PST-копії можуть використовуватися для відновлення поточного файлу PST в разі його пошкодження або видалення або імпортуватися в Outlook при перенесенні пошти на інший комп'ютер або при перевстановлення системи. Подібне резервування може здійснюватися вбудованими засобами Outlook (Файл => Імпорт та Експорт) або за допомогою безкоштовного плагіна Personal Folders Backup ( http://www.download.com/Personal-Folders-Backup/3000-2368_4-10259480.html?tag=lst-0-1 ; 160 Кбайт), що кілька зручніше.

Personal Folders Backup (рис. 16) - це безкоштовний плагін від компанії Microsoft, що дозволяє створювати точну копію файлу даних PST, копіювати резервну копію на локальний або мережевий диск і ставити проміжок часу, через який в Outlook має відображатися нагадування про необхідність створення наступної резервної копії файлу. Технологія застосування надбудови дуже проста: досить вибрати в меню «Файл» опцію Backup, визначити папку для зберігання і ім'я резервної копії, а потім зберегти або відновити файли. У порівнянні з вбудованими можливостями Outlook у резервування за допомогою Personal Folders Backup два плюси: з одного боку, не потрібно відповідати на численні запитання майстра (в результаті процедура виконується швидше), а з іншого - система нагадувань не дозволить забути про резервування.

Рис. 16. Підготовка до резервування за допомогою
Personal Folders Backup

архівація

Ще однією проблемою при роботі з поштовою базою є те, що в міру створення і отримання нових елементів вона стрімко розростається, що ускладнює виконання різних операцій. Тому в Outlook пропонується або видалення старих поштових елементів (тобто елементів, які досягли заданого віку), або їх переміщення в архівний файл. При переміщенні всіх старих даних загальний обсяг поштових файлів (робочого та архівного) не зменшується, так як елементи просто перерозподіляються, а значить, складність роботи з даними через їх великого обсягу зберігається. Тому вбудована функція автоархівації зручна тільки при видаленні застарілих елементів, а при необхідності зберігання таких даних (особливо якщо обсяг бази великий і в ній періодично доводиться що-небудь шукати) розумніше вдатися до архівації за допомогою плагіна HTML E-mail Archiver ( http://www.mapilab.com/files/email_archiver.zip ; 3,5 Мбайт; 1400 руб.).

Він дозволяє зберігати всі папки Microsoft Outlook в форматах HTML і CHM, залишаючи в незмінному вигляді структуру папок (рис. 17). Формат HTML не залежить від платформи, тому оптимальний для зберігання архіву, якщо працювати з архівними даними передбачається на комп'ютері під керуванням не тільки Windows, але і UNIX / Linux, а також на мобільних пристроях (на КПК або на мобільному телефоні). Якщо ж підтримка різних платформ не потрібно, то краще архівувати в форматі CHM, так як дані в ньому зберігаються із стисненням, завдяки чому розмір архівних файлів істотно скорочується. Крім того, CHM-архів має інструмент для пошуку інформації, що актуально при великих обсягах даних.

Рис. 17. Різні варіанти представлення архівів, створених
за допомогою програми HTML E-mail Archiver

джерело: http://www.compress.ru/article.aspx?id=17496&iid=810

посилання на матеріал: http://thin.kiev.ua/windows/49-windows/695-useful-plug-ins-for-microsoft-outlook.html

{Jcomments on}