"1С Архів" - застаріла назва програми 1С: Документообіг .

Актуальну інформацію про цю програму дивіться тут .

Останнім часом у зв'язку з великими обсягами інформації з'явилася потреба в створенні програми, яка б дозволяла найбільш зручно і якісно зберігати її. Дана можливість в комп'ютерному середовищі надається шляхом архівування файлів. Компанія 1С випустила програму, яка забезпечує автоматизацію повного циклу обробки офіційних і внутрішніх документів комерційних підприємств і бюджетних установ з підтримкою як електронного, так і паперового документообігу.

"1С: Архів 8" - це новий програмний продукт фірми "1С", покликаний забезпечити в організації централізоване безпечне зберігання, оперативний доступ, пошук і ефективну роботу з офіційними і внутрішніми документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, аудіо- та відеофайлами , документами систем проектування, архівами, додатками і т. д.

Програма "1С: Архів 8" працює на платформі "1С: Підприємство 8.2 Керований додаток" і забезпечує:

• зберігання і права доступу до документів

• облік робочого часу

• реєстрацію вхідних і вихідних документів

• роботу з документами

• бізнес-процеси і роботу користувачів

• роботу з системою через веб-браузер

• пошук інформації

• перегляд, редагування та контроль версій

• звітність

Одне з найбільш важливих переваг полягає в тому, що "1С: Архів 8" не має галузевої специфіки і може ефективно використовуватися як в бюджетному секторі, так і на комерційних підприємствах, будь то розподілена холдингова структура з великою кількістю користувачів або невелике підприємство.

Основні можливості "1С: Архіву 8"

Зберігаючи спадкоємність, "1С: Архів 8" має всі ключовими можливостями попередніх версій:

• Зберігання документів будь-яких типів в структурі розділів з можливістю обмеження прав доступу.
• Колективне редагування документів.
• Зберігання та контроль версій.
• Видача доручень і контроль виконання.
• Повнотекстовий пошук документів.

Новими можливостями, по відношенню до попередніх версій, є:

• Гнучка настройка при впровадженні
• формування звітності
• Автоматизація бізнес-процесів

Отже, спробуємо розібратися в принципі роботи даної програми.

Після запуску програми "1С: Архів" користувач потрапляє на робочий стіл, який показує список редагованих користувачем документів, список невиконаних завдань і надає можливість для швидкого пошуку документів за вмістом. Основна частина роботи може виконуватися безпосередньо на ньому.

Хотілося б зауважити, що програма "1С: Архів 8" дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційної картки, набір реквізитів якої відповідає ГОСТу і традицій діловодства, склалися у вітчизняній практиці.

Всі документи в "1С: Архіві 8" зберігаються в структурі розділів з урахуванням прав доступу.

Структура папок може формуватися відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів (наприклад, "договору", "накази", "службові записки") або за рівнем доступу (наприклад, "загальні", "конфіденційні"), що дуже спрощує пошук потрібного документа.

Для збереження документів в програмі кожної папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій:

Наприклад, якщо на папці не варто дозвіл видалення, то її видалення з програми неможливо.

Програма "1С: Архів 8" дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

• автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль,

• оповіщення виконавців,

• підтримка регламентованих термінів виконання документів,

• подальше формування звітів по надходженню і виконання документів, за простроченими документами.

Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на "робочому столі"; користувач бачить список редагованих документів і список невиконаних завдань, передбачена настройка "робочого столу" з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи конкретного розділу.

"1С: Архів 8" забезпечує доступ співробітників до файлів як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.

При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення.

Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію.

Необхідно зауважити, що реалізація в "1С: Архів 8" повнотекстового пошуку документів (розділів, рецензій, доручень і т. Д.) По всім полям карток і по змісту версій файлів з урахуванням морфології дозволяє вирішити питання верифікації документа і скорочує витрати часу, оскільки в традиційних системах діловодства на пошук документів витрачається до 30% часу співробітників.

Користувачі можуть рецензувати документи, при цьому підтримується опциональная можливість рецензування від чужого імені.

У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає в себе дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Для автоматизації колективної роботи з документами в 1С: Архів 8 передбачені такі бізнес-процеси, як:

• Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа.

• Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролеру для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.

• Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження.

• Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.

• Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації і відправки кореспонденту.

• Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.

До кожного із зазначених бізнес-процесів можна прикласти один або більше документів.

Документами і бізнес-процесів можна призначити додаткові властивості, які не передбачені в картці (наприклад, "важливість документа", "теги", "кореспондент", "місце зберігання" і ін.).

Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, а й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі "Директор" та програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль - самому директору або його заступнику.

В "1С: Архів 8" включені наступні звіти:

• Довідка про виконавську дисципліну

  

• Список доручень, стікали на дату

  

• Список прострочених доручень

  

• Динаміка зростання сховища

  

• Довідка за дорученнями

• Довідка за документами

Таким чином можна узагальнити всі плюси даної програми і зробити висновок:

1. Додаток 1С: Архів 8 це система управління документами, що дозволяє підвищувати ефективність електронного документообігу на великих і малих підприємствах. 1С: Архів 8 працює, в тому числі, і з дуже великими обсягами електронної документації.

2. За допомогою системи 1С: Архів 8 можна організувати на підприємстві централізований архів документів, виконаний у вигляді ієрархії папок. Все папки, створювані за допомогою 1С: Архів 8 позначаються російськими іменами і можуть мати будь-який рівень вкладеності. В даному додатку на кожен документ ведеться обліково-реєстраційна картка. Реквізити, які відзначаються в цій картці, відповідають вимогам ГОСТ. З їх допомогою можна легко і швидко визначити всі необхідні параметри документа в 1С: Архів 8, дізнатися дату його створення, редагування та інше.

3. Робота з документами всередині системи 1С: Архів 8 добре продумана і вміло організована. Вона дозволяє вести спільне використання та редагування файлів. Система 1С: Архів 8 стежить за тим, щоб в даний момент часу документ редагувався тільки одним користувачем, тимчасово блокуючи доступ до нього іншим.

4. Ще одна важлива можливість 1С: Архів 8 це зберігання різних версій електронних документів. Навіть після редагування ви можете повернутися до будь-якої зі старих версій документа, що може бути дуже корисним в роботі.

5. 1С: Архів 8 дає можливість розділити права доступу до документів та розділах для різних груп користувачів. Залежно від рівня доступу, користувач 1С: Архів 8 може мати можливість читання, додавання, редагування та видалення електронних документів. У картці документа користувачі можуть залишати свої рецензії, доступні для вільного перегляду.

Обов'язкова умова передруку або цитування - розміщення активної, діючої гіперпосилання на конкретно статтю на сайті або на сайт цілком.