Корисні поради по роботі з Microsoft Office
- Приховані листи в Excel
- Як «не втратити» заголовки, скролліруя дані в Excel
- Як захистити документи від копіювання (XP)
- Як швидко запам'ятати гарячі клавіші Word
- Новий доступ до функцій Outlook в Word-документах (XP)
- Як спростити вирівнювання автофигур
- Одночасне редагування групи мальованих елементів
- Як уникнути помилок в нумерації малюнків
- Як зменшити кількість кнопок на панелі завдань (XP)
- Як копіювати таблицю з Excel в Word c прив'язкою до вихідних даних (XP)
- Як скасувати відразу декілька дій
Олександр Прохоров
Приховані листи в Excel
Як «не втратити» заголовки, скролліруя дані в Excel
Як захистити документи від копіювання (XP)
Як швидко запам'ятати гарячі клавіші Word
Новий доступ до функцій Outlook в Word-документах (XP)
Як спростити вирівнювання автофигур
Одночасне редагування групи мальованих елементів
Як уникнути помилок в нумерації малюнків
Як зменшити кількість кнопок на панелі завдань (XP)
Як копіювати таблицю з Excel в Word c прив'язкою до вихідних даних (XP)
Як скасувати відразу декілька дій
Ми продовжуємо тему роботи з Microsoft Office. Всі приклади і скрін-шоти в пропонованій статті зроблені з використанням пакета Office XP, проте більшість рад справедливі і для більш ранніх версій програми. Якщо описувані функції вимагають наявності Office XP, це зазначено в короткий зміст буквами XP.
Відомо, що кількість функцій в Microsoft Office величезна і що більшість користувачів обмежуються невеликим їх набором, вважаючи, що більше їм просто не потрібно. Чи доцільна така практика? Якби кожен працював тільки з тими даними, які він створює сам, проблем би не було. Неприємності виникають тоді, коли працюють два користувача в парі, кожен з яких використовує обмежений набір функцій програми, дещо відмінний від того, який використовує інший. Припустимо, один з користувачів зробив у файлі не відображаються частина даних, відіслав документ колезі, а той не знає, як переглянути приховані дані, і взагалі не може їх знайти.
Для того щоб уникнути таких ситуацій, корисно цікавитися різними тонкощами в роботі програми, якою ви користуєтеся. Перша порада саме на цю тему.
Приховані листи в Excel
В Excel існує можливість скоротити кількість відображуваних листів поточної робочої книги. Робиться це дуже просто. Відкрийте поточний лист, виконайте команду Формат а Лист а Приховати, і він стане невидимим. Ця функція може бути корисна, якщо ви хочете перемістити менш використовувані таблиці або «заховати» важливі дані, щоб випадково не стерти їх. Для того щоб ваш колега, отримавши подібний файл, не гадав, куди поділися дані, він повинен знати, що існує команда: Формату Лист а Показати, яка дає доступ до прихованих файлів ( Мал. 1 ).
Як «не втратити» заголовки, скролліруя дані в Excel
Якщо ви працювали з великими таблицями, все рядки яких не поміщаються на екрані, то, ймовірно, помічали, що при скроллінгом даних верхній рядок «їде» вгору і ви втрачаєте назву стовпців. Звичайно, це заважає аналізу даних.
Як вирішити дану проблему? Виділіть рядок, наступну за рядком заголовків ( Мал. 2 ), Потім виконайте команду Вікно а Закріпити області. Тепер при скроллінгом ваших даних ви завжди будете бачити заголовки стовпців.
Як захистити документи від копіювання (XP)
Нерідко трапляється, що документи для службового користування, не дивлячись на заборону, проте копіюються недисциплінованими співробітниками. Буває, що не рятують і нагадування типу «Компанія ABC, конфіденційно», проставлені внизу кожного листа документа. Часто, щоб не показувати явного порушення, подібні написи загинаються, і після цього документ благополучно копіюється. У Word 2002 з'явилася функція, яка допоможе частково вирішити дану проблему. Ця нова функція - так звані водяні знаки, що представляють собою текст або картинку, які розташовуються фоном на кожному аркуші документа. У більш ранніх версіях програми Word вже була присутня функція створення фону, проте такий фон видно тільки на електронні документи та не виводиться на друк. Водяні знаки якраз і служать для виведення їх на друк. Щоб скористатися функцією, виконайте команду Формат Афон аПодложка і виберіть тип підкладки - Текст або Малюнок ( Мал. 3 ). Якщо ви, наприклад, хочете помістити напис «Копіювати забороняється», виберіть текстовий режим і в меню знайдіть відповідний напис. Після застосування даної функції через все поле документа по діагоналі буде поміщена фонова напис. Звичайно, копіювати можна і такий документ, але довести, що копія була зроблена з документа без грифу конфіденційності, вже буде складніше.
Якщо вашим завданням не є заборона копіювання, а просто вам важливо показати своє авторство на друкованому документі, можна помістити фоном свій логотип або малюнок ( Мал. 4 ).
Як швидко запам'ятати гарячі клавіші Word
Всі погодяться, що використання гарячих клавіш буває дуже зручно, але завчити і утримувати в голові стільки інформації досить складно. Виявляється, запам'ятати багато клавіш допоможе сама програма, даючи підказку при кожному підведенні миші до іконки. Для того щоб налаштувати даний режим, необхідно виконати команду Сервіс а Налагодження та вибрати вкладку Параметри ( Мал. 5 ). У цій панелі необхідно поставити прапорець у графі Включити в підказки сполучення клавіш, тоді при підведенні миші до іконки з'являтиметься підказка ( Мал. 6 ).
Новий доступ до функцій Outlook в Word-документах (XP)
Нова функція «Смарт-теги», доступна в Office XP, дозволяє виконувати цілий ряд операцій Microsoft Outlook прямо з Word-документа.
Коли ви друкуєте ім'я, яке відоме Outlook, то Word 2002 дізнається його, підкреслює пунктирною лінією і висвічує індикатор смарт-тега над такою назвою. Після того як ви клацнете мишею по індикатору, виникає список можливих дій: «Надіслати повідомлення», «Запланувати збори», «Відкрити контакт» і т.д. ( Мал. 7 ). Таким чином, не залишаючи Word, ви можете надіслати листа адресату, який буде автоматично розпізнано програмою.
Як спростити вирівнювання автофигур
Якщо ви намагалися малювати блок-схему або діаграму засобами Word, то, можливо, помічали, що зробити все ідеально рівно буває досить складно. Ось проста порада, який спрощує це завдання. Виконайте команду Вид а Панелі інструментів а Малювання, потім на панелі Малювання виберіть пункт Дії, який дає доступ до пункту меню Сітка. При виборі пункту Сітка з'являється панель Прив'язка до сітки, в якій слід налаштувати крок сітки і поставити прапорець у полі Відображати лінії сітки ( Мал. 8 ).
Після цього поле набуде такого вигляду, як показано на Мал. 9 . Тепер вирівняти блок-схему або побудувати однакові блоки діаграми набагато зручніше.
Одночасне редагування групи мальованих елементів
MS Word надає можливість будувати складні зображення з мальованих векторних об'єктів, кожен з яких ви можете редагувати окремо ( Мал. 10 ). На певному етапі виникає потреба редагувати кілька елементів як єдиний об'єкт, але не всі знають про існування функції угруповання, яка дозволяє це робити.
Для угруповання об'єктів виділіть об'єкти, які необхідно згрупувати, потім виконайте команду Дії а Групувати на панелі інструментів малювання. Тепер всі виділені елементи можна редагувати разом як єдиний об'єкт ( Мал. 11 ).
Як уникнути помилок в нумерації малюнків
При додаванні (або видаленні) в текст таблиць, малюнків і формул можуть виникати порушення в їх нумерації.
Цього незручності можна уникнути, якщо рисунками написи вставляти за допомогою спеціальної команди Вставкаа Посилання а Назва. Панель, яка з'являється при виконанні даної команди ( Мал. 12 ), Дозволяє ввести назву і номер черговий місці біля, табличній або формульної написи, яка буде автоматично змінювати номер при впровадженні вставок. За допомогою панелі можна також створити імена інших нумерованих об'єктів, наприклад для обліку номера діаграм.
Як зменшити кількість кнопок на панелі завдань (XP)
У Word 2000 застосована модель однодокументний інтерфейсу. Це означає, що кожен документ відкривається у власному вікні і має на панелі завдань свою іконку. Іншими словами, скільки документів Word у вас відкрито на екрані, стільки ж значків є на панелі завдань, і перемикатися між ними можна за допомогою даних значків-іконок. Однак коли у вас відкрито кілька програм і всередині кожної програми кілька документів, то панель стає занадто захаращеній. В цьому випадку зручніше відмовитися від моделі однодокументний інтерфейсу, що дозволить скоротити кількість іконок на панелі завдань. Для того щоб перейти до даного режиму, необхідно виконати команду Сервіс а Параметри і відкрити вкладку Вид ( Мал. 13 ).
Далі в поле Вікна на панелі завдань прибрати прапорець. В результаті ви перейдете в режим багатодокументного інтерфейсу і з панелі завдань частина іконок буде видалена ( Мал. 14 ). Слід зазначити, що дана функція недоступна при роботі під керуванням Microsoft Windows NT 4.0.
Як копіювати таблицю з Excel в Word c прив'язкою до вихідних даних (XP)
Коли ви копіюєте таблицю з даними з Excel 2002 у Word 2002, з'являється смарт-тег ( Мал. 15 ), Який дозволяє не тільки визначити необхідне форматування (вихідне форматування або стиль кінцевої таблиці), а й пов'язати дані, що поміщаються в Word, з вихідними даними в Excel. Це означає, що всі зміни даних в Excel-файлі будуть автоматично оновлюватися в Word-документі.
Як скасувати відразу декілька дій
Для того щоб скасувати останню дію, потрібно клацнути на іконку Скасування (стрілочка у вигляді завитка), однак не всі користуються функцією скасування оптимально. Якщо потрібно повернутися відразу на велику кількість кроків назад, то набагато зручніше розкрити спадаюче меню (список останніх дій), відзначити, скільки дій слід скасувати, і скасувати їх усі разом ( Мал. 16 ).
КомпьютерПресс 1'2002
Чи доцільна така практика?
Як вирішити дану проблему?