2. О чем ця стаття.
3. Загальний підхід до вибору складської програми.
4. Конкретний підхід до вибору програми складського обліку
5. Нижче наводяться основні положення, на які слід звернути увагу купуючи складську програму
6. Короткий підсумок. П'ять основних вимог, яким повинна відповідати хороша складська програма.

БІЗНЕС-БІБЛІОТЕКА > Логістика > складська логістика

Складський облік. Правила вибору програми складського обліку

О чем ця стаття.

Оскільки ми за родом своєї діяльності пов'язані з програмами складського обліку, то до нас часто звертаються з питанням: "Яка складська програма є кращою?". На це питання відповісти досить важко, якщо взагалі можливо. Все залежить від того, що потрібно конкретному підприємству, враховуючи його специфіку. Часом ця специфіка настільки широка, що врахувати її може тільки програма зроблена на замовлення. Але як бути тим, хто не може оплатити дорогостоющую замовну програму? У цій статті робиться спроба визначити загальні підходи, які треба по можливості застосовувати при виборі програми складського обліку. Ці підходи грунтуються на нашій практиці і на аналізі питань, які виникли у наших користувачів при експлуатації тих чи інших програм. Програми складського обліку мають ту особливість, що їх дуже важко порівняти. Справді, щоб оцінити всі можливості програми, наприклад, щодо формування звітів і швидкодії, необхідно занести в базу даних декілька тисяч записів по прийому або відвантаження товарів чи інших предметів. Але що поставляються розробниками програм, демонстраційні версії, як правило не мають такої кількості (тому що введення великої кількості записів в базу даних вимагає значного часу). Крім того, обмежена інформація, що міститься в демонстраційній базі даних, часто занесена таким чином, що не дозволяє перевірити ті чи інші функції програми. Хоча в реальному житті програма дозволяє виконувати ці функції. Набивати же в кожній програмі досить велику базу даних для її дослідження з метою порівняння, напевно, ніхто не стане. Тому ви не знайдете в цій статті посилання на будь-які конкретні програми.
Ми не збираємося в цій стати робити рекламу або антирекламу будь-яких програм. через те, що досконально досліджувати кожну програми у нас немає часу із зазначених вище причин, а не об'єктивно оцінювати ту чи іншу програму - немає бажання.
Тому в цій статті ви знайдете тільки загальний опис тих критеріїв, на які варто звернути на нашу думку пильну увагу перед покупкою складської програми.
Сподіваємося, що підходи описані цій статті полегшать вам прийняття правильного рішення при виборі програми складського обліку, що відповідає вашим цілям і задачам.

Загальний підхід до вибору складської програми.

Чому раптом потреба така - купувати складську програму? Справді, поки підприємство знаходиться в стадії становлення, і обороти його невеликі, можна обійтися записником і калькулятором. Але ось Суб'єкту господарювання, і хаос в справах починає "діставати". Скільки "наварив"? Що залежалось? А може, щось вже вкрали недбайливі работнички? Пошук відповідей на ці питання перетворюється в проблему. А запобігання злодійства стає взагалі нерозв'язною завданням. Тут підприємець, як правило, і приймає рішення про необхідність ведення складського обліку на комп'ютері.

Перше, що спадає на думку - треба купити складську програму. Причому, бажано простеньку. Ось тут легко зробити помилку. Чому? Та тому, що простеньке засіб обліку у людини вже швидше за все є, і воно (калькулятор із записником) його задовольняти перестало. Це швидше за все відбудеться і з простенької програмою. Тільки в цьому випадку ситуація буде дещо гірше, тому що коли ви виявите, що простенька програма вас не задовольняє, гроші на її покупку ви вже витратили, крім того, ввели в неї дані, які ви не зможете використовувати. Тобто працю з введення даних просто пропаде даром.
Простенька програма тому і простенька, що недалеко пішла від калькулятора. На кілька простеньких питань (наприклад, скільки товару в наявність) вона відповідь дати зможе. Але ось, якщо ви захочете отримати звіт по доходах по кожній товарній групі, та ще й відсортоване для зручності перегляду, то швидше за все вас чекатиме розчарування.
Словом, якщо програма коштує трохи більше калькулятора (згадаємо, що пристойний бухгалтерський калькулятор коштує 15-20 доларів), то є реальний шанс придбати її і зайнятися марна праця .. Про безкоштовні програми просто промовчимо. Де буває безкоштовний сир - все знають.

Хороша складська програма швидко виправдовує свою вартість, більш того, приносить дохід, порівняно з яким ціна програми здається дрібницею. Нижче наведені далеко не всі джерела цього додаткового доходу.

• у товарознавців з'являється можливість швидше і точніше визначити, який товар приносить максимальний дохід, а від якого потрібно терміново позбуватися, словом, потрібний товар в потрібній кількості і в потрібному місці
• значно зменшуються втрати при торгівлі товарами, що мають термін придатності (найчастіше просто забувають покласти товар з закінчуються терміни зберігання на полицю, яка ближче до покупця)
• якщо є облік, то можна налагодити контроль, а якщо є контроль - менше крадіжок і розбазарювання по головотяпству.
• оперативне відстеження товарів, відданих на реалізацію дозволяє вчасно отримати гроші від реалізатора і пустити їх в оборот

Якщо ж під словом "простенька" розуміється програма, яка проста в освоєнні, то тут не треба розраховувати на те, що на її освоєння не потрібно взагалі ніяких зусиль. Краще звернути увагу на те, як документована програма, чи є довідкова система, а якщо є, то наскільки вона повна. Чи є в довідковій системі пояснюють ілюстрації, або в ній міститься тільки текстовий опис. Чи можна до довідкової системи звернутися з будь-якого місця програми, і т.п. Найкраще, якщо до програми додаються демонстраційні ролики, що показують порядок дій в тому чи іншому випадку.

Не треба впадати і в іншу крайність. Якщо у вас невелике підприємство, то не варто купувати або замовляти дуже дорогу складську програму, яка призначена для використання на великому підприємстві, в мережі з десятків або сотень комп'ютерів. Словом, якщо ви хочете купити програму складського обліку, то просто необхідно знати вимоги, яким така програма повинна відповідати.

Конкретний підхід до вибору програми складського обліку

На сучасному ринку програмних продуктів, присутня достатня кількість складських програм (програм складського обліку). Багато в чому вони схожі, але мають і багато відмінностей. Строго кажучи термін "складська програма", не зовсім коректно використовувати по відношенню до програм, на які варто звернути серйозну увагу. Оскільки хороша програма повинна не тільки враховувати наявність якихось предметів на складі або іншому об'єкті, але і відстежувати всі переміщення цих предметів між об'єктами, за межі об'єктів і т.п.

Нижче наводяться основні положення, на які слід звернути увагу купуючи складську програму

1. Наявність гарної довідкової системи. Погано документовану програму є ризик взагалі не освоїти. На створення гарної документації на програму потрібно значний час, а отже - витрати. Відсутність хорошої довідкової системи, говорить про те, що фірма, яка реалізує програму, підходить до справи несерйозно або не має коштів на створення добре документованого продукту. Висновки про доцільність придбання такої програми робіть самі. Якщо документація виконана не у вигляді розгорнутої довідкової системи, а у вигляді простого опису, що міститься в звичайному текстовому файлі або файлі word, користуватися нею під час роботи буде вкрай важко. Як зазначалося вище, звертайте увагу на наявність пояснюючих ілюстрацій в документації, ще краще - наявність навчальних роликів. Адже краще один раз побачити!

2. Основне, що потрібно від складської програми - це отримання в зручному для перегляду та аналізу вигляді різних звітів, тобто на які ваші питання складська програма може дати відповідь. Швидше за все, ви при покупці програми самі не зможете перерахувати всі питання, відповіді на які вам стануть необхідні в майбутньому. Крім того, у кожного підприємства є своя специфіка, тому ви не знайдете програму, яка зможе дати відповіді на всі можливі питання. Здатність складської програми формувати різні звіти неодмінно враховуйте при її покупці. Це дуже важлива характеристика програми, тому розглянемо її детальніше.

   Для вирішення кожного вашого питання програма виконує запит до бази даних. Текст цього запиту, звичайно, хтось повинен написати. Тут два варіанти.

   Варіант перший (найпоширеніший)
   У переважній більшості випадків текст запиту пише програміст при розробці програми. У цьому випадку Ви можете отримати відповіді, тільки на ті питання, для яких текст запиту до бази даних написаний програмістом заздалегідь. Як правило, це дуже незначна кількість. Але навіть якщо їх багато, то все одно немає ніяких гарантій, що більшість з них задовольнить вас. Багато програм містять рекламу, що вони забезпечують формування сотень різних документів. Уважно ставтеся до такої реклами. За такою рекламою часто ховається просто безліч заздалегідь заготовлених запитів. Швидше за все, ви навіть не зможете ознайомитися з тим, який саме інформація заноситься з бази даних в ці документи. Помножте кілька сотень документів на час, який необхідно витратити на ознайомлення з кожним документом. Чи згодні ви затратити такий час? Запам'ятайте ви реально вид всіх цих документів? Тобто ви повинні "на пам'ять" добре уявляти, як виглядають ці документи, щоб працювати з ними оперативно.
   Але як бути, якщо вам необхідно отримати відповідь на питання, для якого не був заздалегідь складений текст запиту до бази даних? Тут можливо три виходи.

   1. Найгірший випадок - ніяк
   2. Звернутися до програміста в фірму, яка розробляла програму, щоб він допрацював її під ваші вимоги (відразу скажемо, що це дорого, якщо можливо взагалі)
   3. Якщо програма дозволяє її доопрацювання стороннім програмістом, і у вас на підприємстві є знає цю програму програміст, то звернутися до нього.

   Варіант другий (рідко зустрічається)
   В цьому випадку в програму вбудовується візуальний будівник запитів. Пояснимо, що це таке. Тут складська програма сама "пише" текст запиту, виходячи з вказівок, які ви їй самі задаєте. Ви, звичайно, нічого не пишете, а просто вказуєте в віконцях, що вам треба. Наприклад, ставите галочку у значка> (більше) і вводите число 100. Це буде означати: "показати предмети, залишки яких більше 100". Але ви маєте можливість поставити галочку у значка <(менше), що буде "показати предмети, залишки яких менше 100". Текст запиту до бази даних програма напише сама, виходячи із зазначених вами даних. Крім того, у вас повинна бути можливість вказати (установкою галочок), яким чином повинна бути відсортована знайдена в базі даних інформація, і як вона повинна бути згрупована і підсумувати. Це означає, що ви повинні мати можливість, наприклад, отримати в результаті одного запиту вартісної звіт по всіх товарних групах, причому інформація в цьому звіті може розташовувати у вигляді, відсортованому за назвою групи. Тоді цю інформацію зручно переглядати і проводити її аналіз. Простий приклад угруповання і сортування показаний ТУТ >>>
   Іноді застосовують спрощений вид будівника запитів, тобто так звані фільтри. Тут, як правило, ви не зможете запитувати інформацію сгруппированную, наприклад, по товарних групах. Можливості сортування (особливо вкладеної сортування) тут також дуже обмежені. Це призводить до того, що на більшість ваших питань, ви не зможете отримати відповіді, або отримаєте його в украй незручному для перегляду і аналізу вигляді.
   Якщо в програмі є будівник запитів, то слід звернути увагу, чи дозволяє програма запам'ятовувати складений вами запит, наприклад, положення всіх встановлених вами галочок. Якщо не дозволяє, то при кожному зверненні до бази даних ви будете складати запит заново.
   У більшості випадків програми виводять звіти у вигляді таблиць. Наприклад, якщо вам потрібен звіт по залишках товарів на складі, то досить, щоб таблиця мала два стовпці: "найменування товару" і "кількість". Але якщо вам звіт, що відображає не тільки кількість, але і ціни, то стовпців в таблиці буде більше. Якщо ж ви ще хочете мати в цьому звіті відомості про постачальника товару, то стовпців має бути ще більше, і т.д .. Хороший будівник запитів повинен давати можливість вам самим задавати кількість стовпців, тобто формувати вигляд звіту. Причому, у вас повинна бути можливість задавати кількість стовпців будь-яким простим способом, наприклад, установкою галочки навпроти назви стовпчика. Якщо ж вам пропонується визначення вигляду (стовпців) звіту за допомогою вбудованого в програму простенького мови програмування, різних макромов і т.п., то поставтеся до цього насторожено. Практика показує, що багато користувачів, як правило, таке регулювання виконати не в змозі. Хороший прикладом є те, що при зміні форми бухгалтерського документа, користувачі широко поширених бухгалтерських програм сумлінно чекають, коли розробник програми випустить нову форму документа, а не розробляють цю форму самі, хоча у них є можливість програмної розробки форм.

   Дуже важливо те, як групується інформація в програмі. Наприклад, ви торгуєте одягом і взуттям. Тобто у вас два види товарів: одяг і взуття. Якщо програма допускає тільки один рівень угруповання, то ви можете отримати звіт, з вигляду "одяг", з вигляду "взуття" і т.п. Але буде краще, якщо ви отримаєте звіт за видами "одяг" і "взуття", який розбитий на групи, наприклад: "дитяча", "доросла", "зимова" і т.п. Це зажадає вже подвійного рівня угруповання, тобто розбивку на види, і розбивку видів на групи. Якщо складська програма надає можливість мати подвійний рівень угруповання, то отримані звіти будуть більш інформативні.
   

   Взагалі угруповання - дуже важливий момент, який визначає те, наскільки зручно буде користуватися програмою, і наскільки зручно буде аналізувати отримані звіти. Тільки ви знаєте, що конкретно вам потрібно, тому ніхто за вас цю розбивку зробити не зможе.

3. Зверніть увагу на те, наскільки зручно вводити дані в програму. Наприклад, ви продали за день товари ста різних найменувань. Це означає, вам треба буде 100 раз вказати програмі, який товар треба «відвантажити». Багато програм побудовані так, що для вказівки кожного товару, вам необхідно відкрити на екрані форму або вікно для вибору цього товару. Отже, в такій програмі вам доведеться 100 раз відкривати цю форму. Інші програми вимагають для виконання такої операції кожен раз відкривати не одну, а дві форми. Зрозуміло, що в цих випадках продуктивність по введенню інформації буде не на висоті, а сам процес введення буде вкрай втомливим, що неминуче призведе до великої кількості помилок.
   Деякі програми пропонують різні рішення для прискорення введення інформації. Наприклад, ви можете створити список (або набір) тих товарів, які продаються найчастіше. Тоді ви зможете вибирати з бази даних за один прийом цілий список товарів. Якщо в цьому списку опиниться якийсь "зайвий" товар, то ви просто його "викреслюєте". Викреслити завжди швидше, ніж вибрати з бази даних.
   Відзначимо ще раз, що введення даних в програму вимагає значних витрат часу, намагайтеся вибирати ту програму, яка надає більш зручне введення інформації, і в ній є рішення, що прискорюють введення. Це особливо стосується тих підприємств, які не можуть містити штат операторів, що займаються введенням інформації.

4. Звертайте Рамус на ті, Наскільки програма відображає реальне життя. Например, товари на складі могут перебуваті в різніх країнах. Смороду могут буті бракованих, некондіційнімі и т.п. Смороду могут мати и інші параметрами, например, артикул и т.д. Если програма НЕ дозволяє вести облік таких станів, то и звітів, например, по шлюбу ви Ніколи НЕ отрімаєте. Багата та патенти, щоб програма могла відаваті Звіти, засновані як на "чистих" цінах, так и на цінах, что включаються ПДВ. Слід Зазначити, что НЕ всі програми "вміють" це делать. Звичайно, що не Варто очікуваті, щоб в Програмі Було предусмотрена вирішенню все вінікають в реальному жітті СИТУАЦІЙ. Тому бажано, щоб програма дозволяла при оформленні операцій прийому або відвантаження товару вводіті прідумані вами Позначки або Примітки. Например, при відпустці товару ви вводите примітка "пошта", а Згідно вімагаєте вівесті дані только про ті товари, у якіх є це примітка. Тоді ви отрімаєте звіт про товари Проданом поштою. Спеціальної Функції, что дозволяє Програмі відстежуваті поштові Відправлення, швідше за все в Програмі немає. Альо с помощью Введення пріміток ви зможете вірішуваті Цю та інші подібні завдання.
   Повне решение других вопросам Взагалі Важко Забезпечити в складської програмою. Наприклад, у багатьох програмах робиться спроба обліку розрахунків з постачальниками і споживачами. Але переглянувши близько 10 таких програм, автор цих рядків не виявив жодної, яка я б дійсно дозволяла в повній мірі проводити такий облік. Швидше за все, це тому, що такий облік повинен вестися в програмах, що мають зовсім інше побудова. Справді, якщо в складкою програмі враховувати, що з постачальником ви розраховуєтесь частково готівкою, частково послугами, частково зустрічними поставками (та хіба мало ще як), то це буде вже більш ніж складська програма. Для такого обліку призначені не складські, а бухгалтерські програми. Саме в них найкраще реалізований аналітичний облік таких операцій. Тому не варто очікувати від програми повне виконання тих функцій, для реалізації яких, призначений зовсім інший клас програм.

5. В деякий програмах передбачено врахування кожної партії товару ці програми надають номер партії або код партії. Тобто у вас є відслідковувати кожну партію товару. Наприклад, у вас можуть бути різні партії товару одного найменування, і у кожної партії свій граничний термін реалізації. Дві партії одного товару одного найменування можуть бути отримані від різних постачальників і мати різний відсоток браку. Ситуацій, коли треба отримати звіт по партіях, в житті виникає досить багато. Заздалегідь їх передбачити також важко, тому добре, якщо програма спочатку дозволяє організувати облік конкретних партій товару. Крім того, коли налагоджений суворий детальний облік, вашому персоналу важче займатися елементарним злодійством.

6. Програма просто зобов'язана надавати вам можливість створити резервну копію бази даних. Справа в тому, що всі нормальні складські програми використовують будь-які бази даних. Але існує реальна ймовірність того, що база даних може пошкодитися (наприклад, при збої живлення комп'ютера в момент запису в базу даних). З огляду на закон капості, ця ймовірність досить велика. Наявність резервної копії значно спростить завдання відновлення втраченої інформації при таких пошкодженнях. Повірте, відсутність в програмі функції легкого та простого копіювання бази даних - суттєвий недолік програми. Не лийте гірких сліз, якщо в один прекрасний момент, всі ваші багатомісячні праці щодо введення інформації в базу даних просто підуть прахом. Працювати з базою даних без резервних копій - все одно що їздити на червоне світло. Тобто на свій страх і ризик.

Короткий підсумок. П'ять основних вимог, яким повинна відповідати хороша складська програма.

1. Програма повинна мати гарну довідкової системою (інакше є ризик не освоїти її)
2. Програма повинна надавати кошти для зручного і швидкого введення в неї інформації (інакше є ризик просто перестати нею користуватися через великі втрат часу)
3. Програма повинна надавати потужні засоби формування відповідей на ваші питання, тобто звітів, найкраще - візуальний будівник запитів.
4. Програма складського обліку повинна якомога повніше відображати реальне життя
5. Програма повинна надавати можливість легкого створення копій бази даних.

Пропозиція авторам статей і книг