1. Что такое программное обеспечение для планирования смен?
2. Ключевые отличия
3. ценообразование

Во многих организациях зачастую трудно и неблагодарно планировать сотрудников на разные смены. Человек, отвечающий за эту задачу, должен долго и усердно думать, прежде чем помещать работников в различные временные интервалы. При успешном выполнении производительность увеличивается до максимума, и продажи не превышают затраты на рабочую силу. Неделю за неделей, месяцем и месяцем эту задачу нужно повторять снова и снова. Это может стать утомительным и подверженным ошибкам процессом, если выполняется вручную с использованием бумаги и карандаша или электронной таблицы.

Несколько лет назад только крупнейшие организации могли позволить себе программное обеспечение, которое позволяло бы им автоматизировать задачу планирования рабочих мест, но затем к счастью появились облачные сервисы. Сегодня многие поставщики предлагают программное обеспечение для планирования работы сотрудников и планирования смены по модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS), которая является достаточно гибкой, чтобы ее можно было использовать в различных отраслях и в разных компаниях с числом сотрудников от пяти до 15 000 человек. , Лучше всего то, что это программное обеспечение может стоить всего 1 доллар в месяц на одного сотрудника со скидками, доступными для большой рабочей силы или для подписки на набор сопутствующих услуг, таких как общие отдел кадров (HR) управление или платежная ведомость ,

Продавцы гоняются за растущим числом малых и средних предприятий (SMB), которые отказываются от Документов Google, Майкрософт Эксель или бумага и карандаш для планирования решений, которые более продуктивны и помогают сотрудникам оставаться довольными. Они также облегчают соблюдение новые правила включая законы о минимальной заработной плате и сверхурочной работе, Закон о доступном медицинском обслуживании и «Билль о правах работников», принятые в последние годы в таких городах, как Сан-Франциско и Сиэтл. В 2014–2015 годах внедрение программного обеспечения для планирования рабочей силы и рабочей силы подскочило на 40 процентов, по крайней мере, отчасти из-за усиления регулирования, согласно данным Обзор кадровых систем 2015-2016 от отраслевой аналитической фирмы Sierra-Cedar.

Чтобы помочь вам справиться с вашими потребностями в планировании смены, мы тестируем решения от 10 лучших игроков в этой области. Среди этих обзоров вы найдете таких поставщиков, как Humanity, Shiftboard, Ximble, When I Work и заместитель победителя Editors 'Choice. Все они имеют свежие, современные пользовательские интерфейсы (UI), в том числе переключатели вкл / выкл и другие элементы управления, аналогичные тем, которые используются в мобильных приложениях. Платформы «Когда я работаю» и ZoomShift также одинаково хорошо работают на настольных компьютерах и мобильных устройствах, по крайней мере, для сотрудников. Все продукты, которые мы рассматриваем, предлагают шаблоны и другие ярлыки, которые могут сократить время, необходимое для настройки и создания расписаний.

Большинство рассмотренных нами решений можно настроить таким образом, чтобы сотрудники могли выбирать, отбрасывать или менять смену без предварительного согласования с менеджером (хотя в некоторых случаях вам, возможно, придется доплачивать за такие функции). Некоторые из них могут быть настроены так, чтобы менеджеры могли создавать графики со всеми открытыми сменами, давая сотрудникам больше информации о том, когда и сколько они работают. Это очень важно в таких отраслях, как здравоохранение и фаст-фуд, где компании рассматривают предоставление людям большей гибкости в их трудовой жизни как конкурентное преимущество, которое они могут использовать, чтобы нанимать лучших работников и цепляться за ценных сотрудников.

Что такое программное обеспечение для планирования смен?

Независимо от их индивидуального внешнего вида, все программные средства планирования работы сотрудников и планирования смены имеют несколько общих элементов. Одним из этих элементов является база данных сотрудников, которая включает в себя контактную информацию отдельного работника, должность или тип должности, подготовку или другие квалификации, а также их доступность (включая сменные предпочтения и запросы на перерыв). Наряду с ручным вводом рабочих данных все поставщики предлагают новым пользователям несколько вариантов загрузки существующих данных о персонале из таких источников, как электронные таблицы Microsoft Excel, а также из ведомости заработной платы или торговая точка (POS) системы. Платформы When I Work и ZoomShift позволяют пользователям добавлять новых работников с минимумом информации; Сотрудники могут также заполнить оставшиеся данные при первом входе в систему, что должно быть очень кстати менеджерам.

Двумя другими основами программного обеспечения для планирования смен являются библиотеки заданий или должностей (например, сервер, кассир, бармен, посудомоечная машина и хост), на которые можно перекрестно ссылаться с местоположениями или веб-сайтами заданий. Некоторые платформы интегрируются с Google Maps, поэтому, когда сотрудники проверяют свое расписание, они могут видеть местоположение и прокладывать маршруты. Это удобная функция для таких предприятий, как предприятия общественного питания, маляры или грузчики, работники которых ежедневно посещают разные рабочие места.

Сердцем этого вида программного обеспечения является модуль планирования, который обычно можно настроить так, чтобы он выглядел как ежедневный, еженедельный или ежемесячный календарь в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Пустые ячейки на сетке представляют часы дня; они заселяются по мере создания смен. Модули предоставляют планировщикам несколько способов создания расписаний. Некоторые из этих способов включают создание смены, а затем перетаскивание имени из списка сотрудников для его заполнения; создание и повторное использование шаблонов смен, копирование смен из предыдущего периода времени (например, предыдущей недели) или загрузка расписаний из электронных таблиц. В некоторых предложениях этот шаг идет еще дальше, предлагая инструменты автоматического планирования, которые руководитель или начальник смены могут использовать для установки параметров, а затем позволяют программному обеспечению составлять расписание для них.

Предоставление сотрудникам возможности добавлять время, когда они могут работать, в свой профиль, делать ставки в открытую смену или смену свопа стало де-факто нормой (хотя такие поставщики, как ZoomShift, не предлагают сменные свопы как часть своего самого дешевого уровня оказание услуг). Это также новая норма, позволяющая сотрудникам решать, как они хотят получать уведомления об обновлениях расписания - например, по электронной почте, SMS или просто через сообщения в приложении.

Ключевые отличия

Одной из областей, которая отличает хорошие платформы планирования смены от посредственных, является отчетность. Когда они планируют сдвиги, предприятия, такие как рестораны и розничные магазины, должны знать, какими будут их затраты на рабочую силу и как они связаны с продажами. Некоторое программное обеспечение может извлекать данные из сторонних программ посредством интеграции на уровне интерфейса прикладного программирования (API), в том числе систем POS, менеджеров времени и посещаемости или другого программного обеспечения для управления персоналом. Эти программные решения затем объединяют эти данные со своими собственными базами данных для создания историй продаж, прогнозов и других отчетов. В таких случаях система может проанализировать, сколько человек работало в «Черную пятницу» в прошлом году и какими были продажи, а затем подсчитать, сколько людей включить в график в этом году, чтобы максимизировать прибыль.

Другим отличием является поддержка. Хотя разработчики работали над тем, чтобы сделать программное обеспечение интуитивно понятным, даже к платформам с удобными пользовательскими интерфейсами требуется время, чтобы привыкнуть. Заместитель платформы, HotSchedules и Humanity предлагают круглосуточную поддержку по телефону, электронной почте или в чате. Они и другие поставщики предлагают мастеров, которые просматривают новые учетные записи с помощью процесса установки, экранных кнопок справки, обширных часто задаваемых вопросов, видео с инструкциями, онлайн-тренингов и индивидуальных инструкций - либо за небольшую плату, либо в рамках процесс внедрения. Некоторые платформы, такие как ZoomShift, отправляют новым клиентам серию ежедневных уведомлений по электронной почте с ответами на их наиболее часто задаваемые вопросы.

ценообразование

Для всех протестированных нами продуктов приблизительные минимальные цены варьируются от 1 до 2,45 долл. США на пользователя в месяц для различного количества местоположений, пользователей и функций. Затем цены снижаются по мере того, как компании добавляют больше каждого или для компаний, подписывающихся на пакеты услуг, которые включают в себя часы, время и посещаемость или другие модули. Некоторые платформы, такие как «Депутат» и «Гуманность», позволяют демонстрировать учетные записи «песочницы» для определенных типов компаний, включая рестораны, медицинские учреждения, охранные фирмы и розничных продавцов. Это может помочь вам определить, подходит ли это для вашего бизнеса.

В целом, мы обнаружили, что эти решения стоят своих затрат. Если вы все еще используете бумагу, карандаш или электронные таблицы для составления расписания почасовых рабочих, то знайте, что есть лучший способ. Программное обеспечение для планирования и смены сотрудников на основе SaaS простое в использовании, и, если вы застряли, большинство платформ предлагают разнообразную помощь (к большинству из которых можно получить немедленный доступ без обращения в службу поддержки клиентов). Если вы платите 1 доллар за пользователя в месяц, тогда стоимость может возрасти, особенно если вы крупный бизнес. Однако окупаемость инвестиций (ROI) - это меньше часов, отводимых на планирование, более надежную и эффективную рабочую силу и дополнительное время, которое вы можете потратить на другие части вашего бизнеса.

• Плюсы: Дружественный пользовательский интерфейс. Мобильный первый подход. 24/7 поддержка. Возможность настроить панель управления вашей компании. Предлагает открытые смены и обмен сменами. Хороший ценник.

  Минусы: недостаточно надежный, чтобы быть всеобъемлющим инструментом управления персоналом (HR). Веб-сайт и мобильные приложения доступны только на английском языке.

  Итог: заместитель - один из лучших доступных инструментов планирования смены. Но если вашему бизнесу нужны расширенные функции управления персоналом, вам следует обратить внимание на предложения, которые подходят для крупных предприятий.

  Читать обзор

• Плюсы: великолепный пользовательский интерфейс. Доступная цена на планах нижнего уровня. Особенности подраздела отслеживания заявителя.

  Минусы: Отсутствие пользовательских справочных форумов. Тесный и грязный вид календаря.

  Итог: несмотря на некоторые недостатки, Shiftboard является мощным инструментом планирования работы сотрудников, который может выполнять практически все, что вам нужно. Если вы ищете новое штатное программное обеспечение, то было бы разумно рассмотреть Shiftboard.

  Читать обзор

• Плюсы: современный, чистый внешний вид. Много ярлыков. Новейшая функция автоматического планирования (за дополнительную плату). Включает отчеты, прогнозы, мобильный веб-сайт и щедрую поддержку. Включает прямую интеграцию с программным обеспечением для малого бизнеса (HR) и точками продаж (POS).

  Минусы: перегрузка функций и конфигурируемость может быть излишней, если вы работаете в небольшом бизнесе и ищете простое решение.

  Итог: человечество - это будущее программного обеспечения для планирования смен, но оно не недорогое. Однако, если вы готовы испытать воды, то вы получите много поддержки на этом пути.

  Читать обзор

• Плюсы: многофункциональная, гибкая, удобная для мобильных устройств платформа. Имеет современный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс (UI), подкрепленный достаточным обучением, помощью и поддержкой. Открытый интерфейс прикладного программирования (API) позволяет пользователям обмениваться данными с платежными ведомостями, точками продаж (POS) и другими программами управления персоналом.

  Минусы: не предлагает столько отчетов и прямых интеграций с поставщиками заработной платы и POS, сколько некоторые конкуренты. Самая низкая цена распространяется только на одно местоположение и до пяти пользователей.

  Итог: « Когда я работаю» - это полноценная, привлекательная платформа для планирования смен, которая хорошо работает на телефонах и настольных ПК и предлагает ярлыки и шаблоны, которые помогают ускорить планирование для менеджеров, предоставляя сотрудникам больше власти во время работы.

  Читать обзор

• Плюсы: лучшее в своем классе программное обеспечение. Доступная цена и стоит денег. Легкие изменения графика перетаскивания.

  Минусы: нет готовых шаблонов. Автоматизировать расписания сложно из-за ограниченных основных настроек инструмента и отсутствия настроек.

  Итог: если вы ищете инструмент, который идеально спроектирован, но требует небольшого количества ручного труда для планирования, то Ximble может быть идеальным решением для вашего бизнеса.

  Читать обзор

• Плюсы: сложная конфигурируемость. Встроенная заработная плата является основным предложением. Удобные штрихи во всем.

  Минусы: отдельные порталы для системных администраторов и сотрудников. Не хватает новостной ленты. Более дорогой, чем многие другие SMB-ориентированные конкуренты.

  Итог: APS OnLine отлично справляются с поставкой функциональных возможностей корпоративного программного обеспечения для HR-клиентов. Однако в этом есть некоторая сложность, и цена может быстро возрасти в зависимости от необходимых вам функций.

  Читать обзор

• Плюсы: планировщик HotSchedules является его главным достижением, наряду с хорошими мобильными приложениями для работников, которые предпочитают использовать свои телефоны для управления своей работой. Один из единственных поставщиков с интегрированными отчетами о трудовом бюджете, затратах и ​​других показателях в режиме реального времени. Доступен с набором дополнительного программного обеспечения, разработанного для ресторанов и гостиничного бизнеса.

  Минусы: некоторые части пользовательского интерфейса не так свежи и не так хорошо организованы, как другие. Не хватает бесплатной пробной версии. Цены не опубликованы. Его мобильные приложения не являются бесплатными. Первоначальная настройка требует ввода персональных данных, извлечения их из другого программного обеспечения или обмена файлами с компанией для загрузки от вашего имени.

  Итог: если вы управляете рестораном, нуждаетесь в показателях в режиме реального времени или имеете преимущественно мобильную рабочую силу, то стоит рассмотреть HotSchedules, хотя есть определенные компромиссы, включая пользовательский интерфейс (UI), который может потребовать некоторого привыкания к ,

  Читать обзор

• Плюсы: по разумной цене. Предлагает приложения, наиболее часто встречающиеся в наборах уровня предприятия, включая отслеживание кандидатов, анализ производительности и расчет заработной платы.

  Минусы: Компании с числом сотрудников менее 100 должны покупать через сторонних партнеров. Чрезвычайно настраиваемый, но может быть сложным для использования в малых и средних компаниях (SMB).

  Итог: Kronos Workforce Ready - это надежный инструмент управления персоналом (HR) для малого и среднего бизнеса по доступной цене. Он предлагает множество настроек и функциональности, но это также делает его значительно более сложным, чем другие ориентированные на SMB инструменты HR.

  Читать обзор

• Плюсы: безмерно способны. Полностью настраиваемый. Исчерпывающее количество отчетов. Домашняя панель инструментов - лучшая из рассмотренных нами.

  Минусы: слишком дорого. Получает загроможденный в ежедневном представлении. Необходимо доплатить за доступ сотрудника.

  Итог: Snap Schedule - отличный инструмент для планирования, но его высокая цена и загроможденные календари удерживают его от высшего уровня программного обеспечения в этой категории.

  Читать обзор

• Плюсы: простая платформа, которая предлагает впечатляющий набор функций и хорошо работает на мобильных устройствах. Включение групповых объявлений, push-уведомлений и интеграция с Intuit QuickBooks делает его конкурентоспособным с некоторыми более крупными решениями.

  Минусы: текстовые уведомления, напоминания о смене и возможность синхронизации с iCal и Календарем Google доступны только в более дорогих тарифных планах Pro и Advanced. Нет открытого интерфейса прикладного программирования (API). Поддержка по телефону ограничена рабочим временем.

  Итог: ZoomShift - это доступное, но мощное решение для планирования смены для малого бизнеса. В нем отсутствуют некоторые функции платформ, разработанных для предприятий, но есть все возможности, которые могут понадобиться меньшим сотрудникам.

  Читать обзор