1. Структура Excel-файлів
2. Чому файловий формат настільки важливий
3. файл OfficeUI
4. файл XLB
5. файли надбудов
6. Налаштування Excel в системному реєстрі

Починаючи з версії 2007 в Excel використовується XML-формат, на основі якого створюються робочі книги, шаблони і надбудови. Фактично ці файли є ZIP-архіви. При необхідності вони можуть бути розархівовані і переглянуті. [1] У версіях, що передують Excel 2007, застосовувався двійковий файловий формат. І, хоча специфікації цього формату відомі, працювати з двійковими файлами зовсім непросто. З іншого боку, файловий XML-формат відноситься до категорії так званих відкритих форматів. Подібні файли можуть створюватися і оброблятися за допомогою будь-яких програм, що не відносяться до Office 2010.

Як приклад використовується файл з підтримкою макросів Excel (XLSM). Він складається з одного робочого листа, одного листа діаграми і простого макросу на мові VBA. Робочий лист включає таблицю, кнопку (з групи елементів управління Форми), малюнок Smart Art, а також фотографію квітки (рис. 1).

Мал. 1. Приклад листа робочої книги

Завантажити замітку в форматі Word або pdf , Приклади в форматі Excel

Структура Excel-файлів

Для перегляду «нутрощів» файлу Excel відкрийте Провідник Windows і додайте розширення ZIP до файлу. Після цього файл sample.xlsm буде перейменований в sample.xlsm.zip. Потім можна відкрити цей файл за допомогою вбудованого в Windows архіватора (рис. 2). Якщо ви встановите архіватор 7-zip , То зможете відкривати файли Excel безпосередньо, чи не перейменовуючи їх (рис. 3).

Мал. 2. Структура каталогів файлу робочої книги під час перегляду у вбудованому архіваторі Windows; щоб збільшити зображення клікніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть Відкрити зображення в новій вкладці

Мал. 3. Безпосереднє відкриття файлу Excel, як архіву в 7-zip

Перше, що кидається в очі при перегляді файлу (див. Рис. 2), - це наявність структури каталогів. Майже всі використовувані файли є текстовими XML-файлами. Їх можна переглядати у вікні текстового редактора, XML-редактора, веб-браузера або навіть у вікні Excel. На рис. 4 показано вміст такого файлу, що проглядається в вікні браузера Microsoft Edge. Файли формату, відмінного від XML, включають графічні файли і VBA-проекти (зберігаються в двійковому форматі).

Мал. 4. Перегляд XML-файла у вікні веб-браузера

Розглянутий XML-файл (див. Рис. 2) включає три кореневі папки; деякі з них включають папки. Зверніть увагу, що багато папки включають папку _rels. Тут знаходяться XML-файли, які визначають зв'язку з іншими компонентами пакету.

Папки, що входять до складу файлу робочої книги sample.xlsm (див. Рис. 2).

• Тут можна знайти відомості про зв'язки в пакеті.
• XML-файли, які описують властивості файлу і налаштування програми.
• Ця папка є «серцем» файлу. Її ім'я змінюється в залежності від типу документа Office (xl, ppt, word і т.д.). Тут знаходиться кілька XML-файлів, що містять настройки для робочої книги. Якщо до складу робочої книги включено VBA-код, він буде перебувати в довічним файлі з розширенням BIN. Ця папка містить кілька підпапок (кількість підпапок змінюється в залежності від обраної робочої книги):
• Тут знаходиться XML-файл для кожної діаграми, що включає опис її параметрів.
• Тут міститься XML-файл, що включає дані для кожного аркуша діаграми в робочій книзі.
• Тут знаходяться XML-файли, в яких міститься опис діаграм (малюнків SmartArt) в робочій книзі.
• Тут міститься XML-файл, що включає дані для кожного «малюнка». Тут під цим терміном маються на увазі кнопки, діаграми і зображення. Цікаво, що іноді таке вміст є сміттєвим. Видаляю цю папку, ми видаляємо все сміття. Правда, може постраждати і цінна інформація. Детальніше див. Excel «гальмує». Що робити? Дубль 2 .
• Тут містяться впроваджені медіакліпи, наприклад, GIF- і JPG-файли.
• Включає XML-файл, який містить дані для кожної таблиці.
• Містить XML-файл, що включає дані про тему робочої книги.
• Включає XML-файл для кожного робочого листа в книзі.

Цікаво, що додавання розширення ZIP до файлу Excel, не заважає відкриттю його в Excel, оскільки робота цієї програми не залежить від розширення файлу, що відкривається. Також можна зберегти робочу книгу з розширенням ZIP. Для цього в діалоговому вікні Збереження документа додайте розширення ZIP і укладіть ім'я файлу в подвійні лапки, наприклад, "Прімер.xlsx.zip".

Чому файловий формат настільки важливий

«Відкриті» файлові XML-формати, що з'явилися в Microsoft Office 2007, являють собою величезний крок вперед, важливий для всього комп'ютерного співтовариства. Найголовніше - робочі книги Excel в цих форматах відносно легко зчитувати і записувати за допомогою ряду програм, відмінних від Excel. Наприклад, цілком можливо написати таку програму, яка буде змінювати тисячі робочих книг Excel, причому сама програма Excel не буде потрібно. Подібна програма може вставляти нові робочі листи в кожен такий файл.

Важливо також те, що нові формати файлів більш стійкі до можливих пошкоджень (в порівнянні з застарілими двійковими форматами). Я зберіг файл робочої книги і видалив один з XML-файлів робочого листа. При спробі повторного відкриття цього файлу в Excel відобразилося повідомлення, показане на рис. 5. У ньому йдеться про те, що файл був пошкоджений і дані в ньому відрізняються від даних в файлах з розширенням .res. Причому Excel здатна «відремонтувати» і відкрити файл. При цьому віддалений робочий лист буде поміщений на місце, хоча і виявиться порожнім.

Мал. 5. Програма Excel може сама «відремонтувати» пошкоджений файл робочої книги

Крім того, розмір заархивированного XML-файла найчастіше менше розміру відповідного двійкового файлу. І ще одна перевага полягає в тому, що структурована природа файлу дозволяє витягувати окремі його елементи (наприклад, графіку). Як правило, у користувача Excel не виникає потреби в перегляді або зміні XML-компонентів файлу робочої книги. Але якщо ви є розробником, то вам доведеться створювати код, який змінює компоненти користувальницького «стрічкового» інтерфейсу Excel. При цьому слід хоча б поверхово знати структуру XML-файла робочої книги.

файл OfficeUI

У файлі Excel.officeUI зберігаються результати змін, внесених на панель швидкого доступу та стрічку. Цей XML-файл можна знайти в такому розташуванні: C: \ Users \ <ім'я користувача> \ AppData \ Local \ Microsoft \ Office

Якщо ви не знайшли в цій папці такого файлу, це означає, що ви не змінювали в Excel, ні стрічку, ні панель швидкого доступу, встановлені за замовчуванням. Додайте будь-яку команду на панель швидкого доступу, і файл з'явиться. Причому зміни вносяться в файл негайно, ще до закриття Excel. Для перегляду файлу Excel.officeUI можна скористатися редактором XML-коду, веб-браузером або Excel. Виконайте наступні дії.

1. Створіть копію файлу Excel.officeUI.
2. Додайте розширення XML до копії файлу, в результаті чого назва файлу набуде вигляду Excel.officeUI.xml.
3. Перейдіть в Excel, виконайте команду Файл -> Відкрити.
4. З'явиться діалогове вікно, що включає ряд параметрів; виберіть XML-таблиця.

На рис. 6 показаний імпортований файл Excel.officeUI.xml. У розглянутому прикладі на панель швидкого доступу додано п'ять команд (рядки 3, 8, 9, 12, 13).

Мал. 6. Перегляд файлу даних Excel.officeUl.xml в Excel

Один і той же файл Excel.OfficeUI може застосовуватися лише один користувач одночасно. Наприклад, панель швидкого доступу неважко забезпечити двома-трьома десятками корисних інструментів, а стрічку - декількома корисними вкладками, що включають ряд користувальницьких груп. Якщо подібна оновлена ​​панель справить враження на ваших колег, просто передайте їм копію файлу Excel.OfficeUI і розкажіть, куди її потрібно скопіювати. Врахуйте, що в разі копіювання переданої вами копії поверх існуючого файлу Excel.OfficeUI всі зміни, раніше внесені в інтерфейс користувача, будуть втрачені.

Не намагайтеся змінити файл Excel.OfficeUI, якщо ви точно не уявляєте, для чого він призначений. Але при цьому не бійтеся експериментувати. Якщо при запуску Excel з'явиться повідомлення про помилку в файлі Excel.ОfficeUI, можете просто видалити його, після чого Excel створить новий екземпляр цього файлу. Але краще все ж зберігати копію вихідного файлу в безпечному місці.

файл XLB

Програма Excel зберігає настройки панелей інструментів і меню в файлі з розширенням XLB. Навіть незважаючи на те, що Excel 2010 (і більш пізні версії) офіційно не підтримує панелі інструментів і меню так, як в попередніх версіях, файл XLB як і раніше використовується. Якщо ви не можете його знайти, значить, програма досі не зберегла жодне з призначених для користувача меню або панелей інструментів. У момент закриття Excel 2010 поточна конфігурація панелей інструментів зберігається в файлі Excel14.xlb (у версії 2013 року - в файлі Excel15.xlb). Цей файл (зазвичай) знаходиться в наступному каталозі: C: \ Users \ <ім'я користувача> \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel

Цей двійковий файл містить відомості про стан і видимості всіх призначених для користувача панелей інструментів і меню, а також зміни, які були додані у вбудовані панелі інструментів і меню.

файли надбудов

Надбудова фактично є робочою книгою Excel, що має деякі особливості:

• Значення властивості робочої книги IsAddin одно Істина. Це означає, що надбудова може бути завантажена і вивантажено з допомогою діалогового вікна Надбудови.
• Ця робоча книга прихована, причому подібний стан не може змінюватися користувачем. Отже, надбудова ніколи не може бути активною робочою книгою.
• Якщо ви працюєте з VBA, майте на увазі, що надбудова не входить в колекцію Workbooks.

Для отримання доступу до діалогового вікна Надбудови виберіть команду Файл -> Параметри. Виберіть розділ Надбудови в лівому списку, виберіть пункт Надбудови Excel, і клацніть на кнопці Перейти (рис. 7). Альтернативні методи. Якщо в робочому вікні Excel відображається вкладка Розробник, перейдіть на неї, і клікніть Надбудови. І, нарешті, якщо встановлена вкладка Розробник, можна скористатися комбінацією клавіш: натисніть і утримуйте Alt, послідовно натискайте Р - З (буква) - 2.

Мал. 7. Надбудови в меню Параметри Excel

Налаштування Excel в системному реєстрі

У діалоговому вікні Параметри знаходяться десятки налаштувань, визначених користувачем. Для зберігання цих налаштувань і звернення до них під час запуску Excel використовується реєстр Windows, який ще називають системним реєстром. Він являє собою централізовану ієрархічну базу даних, яка використовується операційною системою і додатками. Реєстр з'явився ще в Windows 95, в якій замінив колишні INI-файли з зберігаються в них настройками Windows і додатків.

Для перегляду і редагування системного реєстру можна використовувати редактор реєстру - regedit.ехе, розташованої в папці C: \ Windows. Перш ніж почати експерименти, використовуйте команду Файл -> Експорт редактора реєстру. Ця команда дозволяє зберегти ASCII-версію всього реєстру, або обрану вами гілку. Щоб повернути реєстр в первісний стан, імпортуйте ASCII-файл, після чого реєстр прийме свій початковий вигляд (команда Файл -> Імпорт).

Системний реєстр містить ключі і значення, розташовані в ієрархічному порядку. Ключі верхнього рівня: HKEY_CLASSES_ROOT; HKEY_CURRENT_USER; HKEY_LOCAL_MACHINE; HKEY_USERS; HKEY CURRENT CONFIG. Інформація, яка використовується Excel 2013, зберігається в наступному розділі реєстру: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Excel. Налаштування реєстру оновлюються автоматично після закриття Excel.

Мал. 8. Редактор реєстру дозволяє переглядати і змінювати системний реєстр

Врахуйте, що Excel зчитує вміст реєстру Windows один раз - при запуску. Крім того, Excel єдиний раз оновлює налаштування реєстру - при нормальному завершенні. Якщо Excel завершується аварійно (таке буває), інформація в реєстрі не оновлюється. Якщо змінити одну з налаштувань Excel, наприклад, відображення рядка формул, ця зміна не зафіксується в системному реєстрі до тих пір, поки Excel немає завершить свою роботу без ексцесів.

У таблиці (рис. 9) перераховані настройки реєстру, що мають відношення до Excel 2013. Врахуйте, що деякі з них ви можете не знайти в своїй базі даних реєстру.

Мал. 9. Інформація про конфігурацію Excel в системному реєстрі

Хоча більшість налаштувань може змінюватися в діалоговому вікні Параметри, деякі настройки неможливо змінити таким чином (в цьому випадку застосовується редактор реєстру). Наприклад, при виділенні діапазону комірок іноді потрібно, щоб виділені осередки офарблювалися в чорний колір на білому тлі. Для цього досить додати до реєстру наступний ключ.

1. Відкрийте редактор реєстру і знайдіть розділ HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Excel \ Options.
2. Клацніть правою кнопкою миші і виберіть пункт Створити -> Параметр QWORD (64 біта).
3. Назвіть створюване значення Options6.
4. Клацніть правою кнопкою миші на ключі Options6 і виберіть пункт Змінити.
5. У діалоговому вікні Зміна параметра QWORD встановіть перемикач Десяткова і введіть значення 16 (рис. 10).

Мал. 10. Введення значення для параметра системного реєстру

Після перезавантаження Excel комірки виділяються чорним кольором (слід зазначити, що я не помітив змін). Якщо вас це не влаштовує, видаліть запис реєстру Options6.

Якщо з'являються проблеми при запуску Excel, причина може бути в пошкодженні ключів системного реєстру. Можливо, доведеться за допомогою редактора реєстру видалити такий підрозділ реєстру: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Excel. При наступному запуску Excel віддалені ключі реєстру будуть створені знову. При цьому існує ризик втрати деякої інформації.

[1] За матеріалами книги Джон Уокенбах. Excel 2010. Професійне програмування на VBA . - М: Діалектика, 2013. - С. 112-121.