Об'єктом сьогоднішнього нашої уваги будуть реквізити документів, порядку оформлення яких присвячений розділ 4 Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція). Згідно п. 35 Інструкції при підготовці і оформленні документів використовуються реквізити, склад і порядок розташування яких встановлено СТБ 6.38-2004.

У тому ж порядку, як це викладено в Інструкції, розглянемо поняття кожного реквізиту, його функціональне призначення, місце розміщення і порядок оформлення. Відразу зауважимо, що тема дуже обширна, тому присвятимо їй кілька матеріалів.

Дивіться також:

Що таке "реквізити документа" і "метадані"

Державний герб Республіки Білорусь

Зображення Державного герба Республіки Білорусь поміщається на бланках документів і кутових штампах державних органів та інших державних організацій Республіки Білорусь. Недержавні організації поміщають зображення Державного герба Республіки Білорусь на бланках документів і кутових штампах, якщо таке право надано їм відповідно до законодавства.

Встановлено, що зображення Державного герба Республіки Білорусь на бланках розташовується в центрі верхнього поля. Діаметр зображення - не більше 17 мм.

Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)

Згідно п. 37 Інструкції емблема організації або товарний знак (знак обслуговування), зареєстровані в установленому законом порядку, за рішенням організації поміщається на бланках на лівому полі, якщо в центрі верхнього поля вміщено зображення Державного герба Республіки Білорусь. На бланках документів без зображення Державного герба емблема або товарний знак (знак обслуговування) поміщається на верхньому полі бланка. При поздовжньому розташуванні реквізитів емблема або товарний знак (знак обслуговування) організації поміщається в центрі верхнього поля бланка, при кутовому - над серединою рядка реквізиту «Найменування організації» ( «Назва вищестоящої організації»).

код організації

Пунктом 38 Інструкції встановлено, що код організації проставляється на верхньому полі справа на першому аркуші документа.

Органи державної влади та управління проставляють код організації по загальнодержавному класифікатору Республіки Білорусь ОКРБ 004-2001 «Органи державної влади та управління» (ОКОГУ). Для інших організацій код проставляється по загальнодержавному класифікатору ОКРБ 018-2003 «Юридичні особи та індивідуальні підприємці» (ОКЮЛП).

код документа

Є ще й такий реквізит, як код документа. Він проставляється на верхньому полі справа під кодом організації. При складанні конкретних документів код проставляється тільки на тих з них, уніфіковані форми яких включені в Загальнодержавний класифікатор Республіки Білорусь 010-95 «Уніфіковані документи» (ОКУД).

Назва вищестоящої організації

Згідно п. 40 Інструкції при наявності вищестоящої організації вказується її повне офіційне найменування.

Зрозуміло, що це стосується в основному державних органів і організацій. На підприємствах приватної форми власності, як правило, вищі організації відсутні.

Найменування організації

Відповідно до п. 41 Інструкції найменування організації позначає автора документа, яким є юридична особа, яка створила документ. Найменування організації вказується в точній відповідності з статутом, положенням про неї. Скорочене найменування організації може вказуватися в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. При цьому скорочене найменування поміщається нижче повного і полягає в дужки.

Документ, що готується спільно двома і більше організаціями, оформляється на чистому стандартному аркуші паперу. Найменування організацій розташовуються відповідно до їх повними офіційними найменуваннями у верхній частині документа на одному рівні. Інструкція наводить такий приклад:

Міністерство фінансів
Республіка Білорусь

Міністерство з податків
і зборів Республіки Білорусь

При систематичної підготовці спільних документів може виготовлятися окремий бланк.

Знову ж таки, що стосується спільних документів, то це відноситься більше до державних органів і організаціям.

Найменування структурного підрозділу

Пункт 42 Інструкції говорить про те, що найменування структурного підрозділу вказується на документі в тому випадку, якщо документ видається (складається) від імені цього підрозділу. Наприклад, це може бути філія або представництво, що нерідко зустрічається і серед недержавних юридичних осіб.

Поштова адреса відправника

Щодо даного реквізиту п. 43 Інструкції підкреслюється, що поштову адресу відправника оформляється відповідно до діючих правил надання послуг поштового зв'язку. Тобто вказується відразу вулиця (проспект, площа і т.д.), потім номер будинку, після чого йде поштовий індекс і місто, якщо місто невелике, наприклад, районного підпорядкування, то слід вказати ще й область. Наприклад: вул. Піонерська, д. 1, каб. 10, 225133. р Пружани, Брестська обл.

Комунікаційні та комерційні дані

Комунікаційні дані (телеграфна адреса, номер телефону, телефаксу, включаючи код автоматичної міжміського (міжнародного) телефонного зв'язку) поміщаються нижче поштової адреси відправника. Слід мати на увазі, що групи цифр в номерах телефонів дефісом або іншими знаками пунктуації не розділяються. Адреса електронної пошти та інші відомості зазначаються за рішенням організації.

Комерційні дані включають номер розрахункового рахунку, найменування банку і так далі і розташовуються нижче комунікаційних даних.

Назва виду документа

Згідно п. 45 Інструкції назву виду документа визначається його призначенням і має відповідати компетенції організації, змістом документованого управлінського дії, а також табелю. Тобто якщо у вас товариство з обмеженою відповідальністю або унітарне підприємство, то в його компетенції видавати накази, затверджувати інструкції стосуються діяльності організації, але це ніяк не можуть бути закони або укази або ще щось таке, що виходить за межі вашої компетенції. У той же час підкреслюється, що на листах назву виду документа не вказується.

Слід знати, що назва виду документа друкується великими літерами без розрядки. При використанні загальних бланків з поздовжнім розташуванням реквізитів на двох мовах назва документа друкується на двох мовах.

Реквізит «Дата документа»

Інструкцією (п. 46) визначено, що датою документа є дата його підписання (наказ, розпорядження, вказівка, лист та ін.) Або події, зафіксованого в документі (протокол, акт), для документа, що приймається колегіальним органом (постанова, рішення) , - дата його прийняття, для затверджується документа (план, звіт, інструкція, положення та ін.) - дата затвердження.

Датою спільного документа на паперовому носії є дата його підписання останньою організацією.

При підготовці проекту документа допускається друкувати тільки позначення місяця і року, день місяця проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ. Дати підписання, затвердження, погодження, а також дати в реквізитах «Текст», «Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа», «Резолюція», «Візи», «Гриф додатки», «Відмітка про наявність додатка», «Відмітка про По прибутті »,« Відмітка про виконання документа і направлення його до справи »,« Відмітка про завірення копії »оформляються цифровим способом. Елементи дати вказуються арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляється двома парами арабських цифр, розділеними крапкою, рік - чотирма арабськими цифрами.

наприклад:

08.07.2008

У той же час визначено, що при оформленні дат в документах, що містять відомості фінансового характеру, допускається використання словесно-цифрового способу.

При оформленні електронного документа значення реквізиту «Дата» вносяться в особливу частину після підписання документа ЕЦП.

реєстраційний індекс

Згідно п. 47 Інструкції реєстраційний індекс створюваних і одержуваних документів складається з порядкового реєстраційного номера, який може бути доповнений індексом за номенклатурою справ, індексом застосовуваного класифікатора (кореспондентів, питань діяльності і т.д.) і іншими умовними позначеннями. При цьому визначено, що на документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні індекси авторів проставляються через косу риску згідно з послідовністю зазначення авторів на документі (зліва направо).

Тут же встановлено, що для електронних документів значення реквізиту «Реєстраційний індекс» вноситься в особливу частину після підписання документа ЕЦП.

Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа

Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа розташовується на бланку для листів і включає в себе реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь. Для електронних документів значення реквізиту «Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа» вносяться в проект документа до його підписання і в РКК.

Р еквізіт «Місце складання або видання»

Місце складання або видання документа розташовується під реквізитами «Дата» і «Реєстраційний індекс». Чи не на всіх документах цей реквізит проставляється, але в якості наочного прикладу можна навести ті ж накази керівника організації.

Див. продовження