Незважаючи на розвиток соціальних мереж і месенджерів, електронна пошта все ще є домінуючим способом цифрової комунікації. Наступні кілька років в сфері бізнесу email буде використовуватися ще частіше, а ось прості споживачі, навпаки, почнуть потроху про неї забувати - по 4% за кожен рік. До 2018 року середньому працівнику комерційної сфери доведеться працювати зі 140 електронними листами в день. Зараз це число дорівнює 120.

Хоча це і не особливо дивно, той факт, що ми змушені кожен день розбирати гори електронних листів, означає просту річ - у нас все ще немає достатньо зручною технології для обробки значною електронної кореспонденції.

Тут все як з дієтами і накопиченням багатства: швидко і просто очистити "вхідні" не виходить. Проблема схем на зразок «inbox zero» і «Getting things Done» (GTD) полягає в тому, що навіть з ними людині необхідна певна дисципліна і, найголовніше, час. Жодна з них не гарантує того, що кожне нове лист буде ефективно оброблятися, як і того, що процес роботи з ним не викличе стресу у одержувача.

Email-клієнти, в описі яких сказано, що вони допомагають спростити процес, зазвичай виявляються набагато менш зручними, ніж заявлено. Проблема полягає не в тому, що у вас утворюється величезна кількість листів, кожне з яких треба клікнути, перетягнути, видалити, відправити в архів або зберегти. Ні в якому разі, вся справа в тому, що у вас утворюється черга з повідомлень, на кожне з яких потрібно відреагувати. Тобто необхідно витратити час на читання і відповідь, а потім зайнятися архівуванням, видаленням, роздруківкою, ну і так далі. Все це займає більшу частину робочого процесу.

Час, який ви витрачаєте на обробку електронних листів, в цілому залежить від того, що ви, як одержувач, повинні з ними робити. Складність тут полягає в тому, що вони приходять не від ввічливого менеджера проекту, який обізнаний про ваших робочих обов'язках; зазвичай листи вам відправляє хто попало. Кожне з них часто не пов'язано з іншими, а відправник вимагає негайної відповіді так, ніби у вашій поштовій скриньці знаходиться тільки цей лист, а сотень інших не існує.

Це означає, що єдиною ефективною стратегією є створення системи, в рамках якої нам, у відповідь на повідомлення, що приходять, треба буде відповідати тільки «так» або «ні».

Якщо ваш вибір падає на «ні», то у вас будуть наступні варіанти: видалити лист відразу або після того, як ви на нього відповісте. Якщо ж ви натискаєте «так», тоді виникають інші питання: чи слід обробити лист негайно, переслати його, або ж повернутися до нього пізніше.

З точки зору програмного забезпечення, головною опцією в email-клієнта є можливість видаляти листи. Відправляти їх в архів немає сенсу, тому що ви до них все одно не повернетеся. У гіршому випадку, якщо ви видалите лист, яке згодом виявиться важливим, людина може просто відправити його вам заново. З огляду на, що в порівнянні з можливістю видаляти повідомлення, інші опції йдуть на другий план, дивно, що Google (зокрема), побудували свою систему електронних листів навколо концепції ніколи не видаляються листів. У розділі «Сміття» Gmail написано: «Навіщо видаляти, коли у вас стільки місця ?!»

Google і іже з ними зацікавлені в тому, щоб люди зберігали електронні листи, а не видаляли їх. По-перше, вони хочуть, щоб їм платили за додаткове місце в хмарі, після того, як безкоштовне вичерпається. По-друге, збережену таким чином інформацію можна аналізувати і будувати на ній маркетинг.

Останній email-клієнт Google під назвою Inbox , Який зараз проходить стадію закритого бета-тесту, є ще однією спробою розібратися з проблемою накопичення електронних листів. І хоча зовнішній вигляд, в порівнянні з утилітарним Gmail, став виглядати більш «мило», з головною проблемою - як позбутися від великої кількості листів за короткий проміжок часу - так ніхто і не розібрався.

Inbox дозволяє розбивати їх на категорії на кшталт «подорожі», «фінанси» та «покупки». На жаль, це всього лише угруповання речей за тематичним ознакою, яка не допомагає розібратися з тим, яке з листів дійсно представляє цінність, а який ні; яке потрібно прочитати негайно, а яке проігнорувати. Видалення здійснюється в два кроки, оскільки кнопка, що відповідає за нього, прихована в випадаючому меню.

Ще однією компанією, яка бажає, щоб люди зберігали листи, а не видаляли їх, є Dropbox. Як і Google, вони хочуть, щоб люди платили їм за додаткове місце в хмарі. В їх продукті під назвою Mailbox архівування, «усипляння» і підшивка листів є стандартними функціями. А ось видалення повідомлень реалізовано складніше, ніж варто було б. Мабуть, електронне листування стане простіше тільки в одному випадку: якщо люди взагалі перестануть відправляти листи.

Двома головними можливостями в ідеальному email-клієнта будуть:

1. Величезне питання: «Вам правда необхідно відправити це повідомлення?», Який буде з'являтися кожен раз, коли ви будете готові вислати лист, що не є відповіддю.
2. Можливість легким рухом руки видаляти електронні листи. Все інше - другорядне.