1. Ви дізнаєтеся:
2. Організація онлайн-наради
3. Підготовка до онлайн-наради
4. Проведення онлайн-наради
5. Як збільшити користь онлайн-нарад
6. Технічна частина онлайн-нарад
7. Основна частина онлайн-наради
8. Суперечки на онлайн-нарадах
9. Підсумки і оцінка проведення онлайн-наради

Розповімо, як організувати ефективне нараду і прийняти колективне рішення з важливих питань.

Ви дізнаєтеся:

• Як підготувати і провести онлайн-нараду.
• На що звертати увагу при підготовці і проведенні онлайн-наради.
• Що краще: онлайн-нараду або класичне.

Онлайн-нарада - це нарада з колегами та партнерами, організоване за допомогою мережі Інтернет.

Організація онлайн-наради

кожен керівник знає, як важливо донести до співрозмовників всю інформацію на нараді і домогтися необхідного відгуку. З приходом інноваційних технологій ситуація спростилася і ускладнилася одночасно. Більше немає необхідності збирати всіх учасників наради в одному місці, досить організувати зв'язок через інтернет. З'явилися і нові складності-потрібно враховувати різницю часових поясів.

Онлайн нараду - це збори співробітників компанії, що проводиться через інтернет. В процесі цього засідання учасники обговорюють поточні питання, які переглядають документи, презентації , Обмінюються ідеями і виробляють нові робочі стратегії.

Весь процес підготовки і проведення онлайн-наради проходить в кілька етапів. Розглянемо їх докладніше.

Підготовка до онлайн-наради

На першому етапі проводяться підготовчі роботи.

• Вибір формату. Організатор повинен знати, який саме формат дозволить домогтися максимальної ефективності від проведеного зборів. Якщо необхідно проінформувати персонал про якісь глобальні нововведення або провести зустріч-презентацію, то варто зробити офіційні збори . Якщо зустріч відноситься до розряду планових і пов'язана з вирішенням поточних проблем, розробкою планів на найближчий час і т.д., можна обмежитися більш вузьким колом учасників і більш простим форматом.
• Формулювання точної мети. Метою будь-якої наради, незалежно від режиму проведення, є вироблення колективного рішення після обміну даними. У кожному конкретному випадку мета визначається ініціатором.
• Призначення дати і часу. Ефективність подібних заходів підвищується, якщо вони проводяться на початку тижня і вранці. Якщо серед учасників є люди, що знаходяться в інших часових поясах, це також необхідно враховувати. Час має бути оптимально для всіх учасників. Виняток - термінові наради, які можуть проводитися в будь-який момент.
• Розробка порядку наради. Від того, наскільки опрацьована порядок денний, залежить і те, як буде проходити нарада. В першу чергу обговорюються поточні питання, які можна вирішити швидко , Далі - спірні і складні. Порядок заздалегідь розсилається всім учасникам наради. Кожен учасник може ознайомитися, підготувати свої пропозиції і заперечення. Також своєчасне повідомлення дає можливість учасникам заздалегідь визначитися з тим, чи будуть вони брати участь особисто, або замість них до обговорення важливих питань підключиться уповноважена особа. Грамотна порядок включає в себе наступні розділи:

1. мета, дату і час проведення онлайн наради;
2. перелік учасників;
3. список проблем, які будуть обговорюватися;
4. головну тему.

• Створення списку учасників зустрічі. Чим більше кількість обговорюваних тем і учасників, тим краще повинна бути організація онлайн-наради. Деякі проблеми можуть вирішити всього 2-3 людини. Розробляючи список учасників онлайн-наради, необхідно мати на увазі ряд важливих факторів:

1. питання, які потрібно обговорити, і рішення, які потрібно прийняти;
2. інформація, яка повинна бути отримана від учасників в процесі наради;
3. інформація, яка повинна бути передана учасникам;
4. роль, яку кожен запрошений буде грати в ухваленні рішення з тих чи інших питань.

Результат зустрічі залежить від того, наскільки компетентні будуть учасники. Плануючи склад, необхідно керуватися не тільки цілями наради , А й особистісними та іншими характеристиками людини.

В онлайн-нарадах такий підхід особливо важливий. При проведенні звичайної зустрічі кожному учаснику не потрібно підключати камеру і гарнітуру для виступу. Тому на онлайн- конференцію запрошуються ті люди, без яких ця конференція не може пройти.

Проведення онлайн-наради

Віртуальна зустріч повинна починатися вчасно.

Порада: Щоб уникнути запізнень і інших непорозумінь в запрошеннях вкажіть, що всі учасники онлайн-конференції повинні авторизуватися приблизно за 10 хвилин до початку.

Приблизно за півгодини до початку заходи учасникам розсилається письмове нагадування. У лист включається інформація, яка необхідна для входу в конференцію, і список питань, що входять до порядку денного.

Один з головних чинників успішного наради, в тому числі віртуального - це дотримання регламенту часу. Якщо збори затягнулося, доцільно влаштовувати невеликі перерви на 5-10 хвилин в кожну годину. І один великий, якщо зустріч повинна тривати 3 години і більше.

Як збільшити користь онлайн-нарад

Погано організовані наради абсолютно даремні і навіть шкідливі. Тому що самі по собі вони доданої вартості не створюють, а ось часу на них витрачатися може величезна кількість. Яким має бути збори, щоб дійсно рухати, а не зупиняти робочий процес? Як зробити його корисним при мінімумі витрачається часу?

Дізнайтеся правила від журналу «Комерційний Директор», які допоможуть вам збільшити користь онлайн-нарад і зробити їх максимально ефективними.

Дізнатися 6 правил

Технічна частина онлайн-нарад

Перед початком онлайн-конференції кожному учаснику має сенс зробити кілька простих дій.

• Перевантажити комп'ютер, щоб не довелося цього робити в самий невідповідний час і потім заново проходити авторизацію в конференції.
• Перевірити звук і мікрофон. Повідомлення може злегка «подвисать». Якщо проблеми зі звуком або мікрофоном, люди не будуть розуміти один одного, а нарада буде непродуктивним.
• Не варто перевантажувати захід. Наприклад, одночасно проводити відеоконференцію і демонструвати відеофайл з даними. Слабке місце більшості онлайн-конференцій - швидкість завантаження. Якщо ви відчуваєте проблеми зі зв'язком, має сенс скористатися гарнітурою - це підвищує шанси на те, що вас почують, і ви почуєте все, що говорять інші.
• Встановіть фон. На столі не повинно бути нічого зайвого. За спиною не повинно бути сторонніх - це непрофесійно. Кращим варіантом буде встановити в якості фону бренд Волл з логотипом вашої компанії.
• Перевірте обладнання. Зовнішня камера може забезпечити краще зображення. Замість вбудованого мікрофона і динаміків варто скористатися якісною гарнітурою. Вона стане в нагоді не тільки в одному нараді, але і при повсякденній роботі.

Основна частина онлайн-наради

У призначений час кожен учасник змагання переходить за посиланням з листа-запрошення. Підключається веб-камера, мікрофон, гарнітура. Далі починається нарада, де учасники виступають і обмінюються ідеями з того чи іншого питання.

Віртуальне нарада не обмежується лише формальною частиною. Тут є ряд інших можливостей:

• Демонстрація презентацій. Співробітник заздалегідь робить презентацію по одному з питань з порядку денного і демонструє її всім учасникам онлайн-конференції. Після цього слід обговорення, якщо воно передбачено регламентом.
• Спільний перегляд сайтів або програм. Учасник може запустити на своєму комп'ютері або ноутбуці демонстрацію екрану і дати можливість іншим учасникам переглядати запущені програми або сайти. Слід пам'ятати, що робочий стіл повинен відповідати іміджу ділової людини, це говорить про його професіоналізм.
• Чат. Учасники зустрічі можуть обмінюватися швидкими повідомленнями, уточнювати якісь питання, що стосуються наради.
• Опитування. За підсумками голосування приймається рішення по тій чи іншій проблемі.
• Запис. Якщо один з учасників пропустив зустріч, частина зустрічі або хоче освіжити в пам'яті деякі нюанси, онлайн-конференція записується. Згодом кожен бажаючий зможе її переглянути.

Якщо ви плануєте організувати показ слайдів, робіть їх простими і лаконічними. На них повинні відображатися основні тези, до яких в подальшому даються розгорнуті коментарі. Показ слайдів лише тоді, коли вони допомагають донести ідею учасника зустрічі.

Всі додатки, які не використовуються в нараді, повинні бути закриті.

Суперечки на онлайн-нарадах

Один з нюансів онлайн-заходів полягає в тому, що в учасників не вийде сперечатися один з одним так, як це відбувається на реальній зустрічі.

За дотриманням регламенту повинен стежити організатор наради або призначений модератор.

Щоб утримувати увагу учасників онлайн-наради, необхідно, щоб вони були залучені в процес. Пояснюйте кожну свою дію: вибираєте потрібний файл, перемикаєтеся між додатками, відкриваєте доступ до робочого столу. Так учасники будуть більш уважно стежити за всіма маніпуляціями, які проходять на екрані.

Підсумки і оцінка проведення онлайн-наради

Організатор наради повинен вести протокол . Макет готується заздалегідь і правиться по ходу зустрічі в залежності від конкретних дій і результатів. Після закінчення наради протокол розсилається учасникам. Найкраще зробити розсилку протягом години з моменту закінчення: саме швидке поширення протоколу зустрічі і важливих даних вважається одним з достоїнств онлайн-конференцій.

Людина, що відповідає за ведення протоколу, робить наступне:

• Фіксує важливі думки поруч з поточним питанням.
• Записує прийняте рішення і ім'я працівника, який призначений відповідальним.
• Контролює час, виділений для обговорення кожної теми.

Протокол онлайн-наради - це керівництво до дії. При його грамотному оформленні організатор може бути впевнений, що всі присутні працівники в курсі тим, які піднімалися на нараді, і прийнятих рішень.

Після закінчення онлайн-наради, його варто ретельно проаналізувати на предмет помилок і виключити їх повторення при проведенні наступних конференцій.

Всі рішення, прийняті на онлайн-нараді, повинні виконуватися. Це необхідно проконтролювати окремо, зв'язавшись з відповідальними особами. Якщо рішення не виконується, призначається інша особа або дата наступної наради, де буде обговорюватися новий пакет проблем з подальшою розробкою рішень.